Contoh penerapan ERP (Enterprise Resource Planning) dan Business Intelligence
1.Enterprise Resource
Planning (ERP)
Definisi ERP
Sampai
saat ini masih terdapat perusahaan yang belum mengintegrasikan sistem informasi
dalam pengelolaan organisasinya. Selama ini dalam prosesnya
perusahaan-perusahaan tersebut hanya didukung oleh aktivitas individual pada
lokasi kerja masing-masing. Realitas ini dapat menyebabkan mudah terjadinya
kesalahpahaman dalam komunikasi data antara lokasi kerja satu dengan lokasi
kerja lainnya. Tiap individu akan menyampaikan data pada lokasi kerjanya
sendiri-sendiri, yang bisa jadi terdapat perbedaan mendasar dalam penyampaian
data, sehingga membutuhkan waktu yang lama untuk koordinasi dalam penyediaan
data dibandingkan dengan perusahaan yang telah mengintegrasikan
fungsi-fungsinya.
Salah satu teknologi yang berperan
mengintegrasikan tiap fungsi dalam perusahaan adalah teknologi Enterprise
Resources Planning (ERP). Teknologi ERP dapat mengintegrasikan fungsi marketing,
fungsi produksi, fungsi logistik, fungsi finance, fungsi sumber daya
manusia, dan fungsi lainnya. ERP telah berkembang sebagai alat integrasi,
memiliki tujuan untuk mengintegrasikan semua aplikasi perusahaan ke pusat
penyimpanan data dan dengan mudah diakses oleh semua bagian yang
membutuhkan sehingga menghasilkan
efisiensi yang tinggi bagi perusahaan. Menurut Leon (2005) sebagaimana juga
diungkapkan oleh Genoulaz & Millet, (2006) integrasi data pada teknologi
ERP dilakukan dengan single data entry yakni
sebuah departemen yang berfungsi memasukkan data, maka data ini dapat
digunakan oleh fungsi-fungsi lainnya pada perusahaan.
Enterprise Resource Planning (ERP)
merupakan suatu cara untuk mengelola sumber daya perusahaan dengan menggunakan
teknologi informasi. Penggunaan teknologi ERP dilengkapi dengan hardware dan software untuk menunjang konektivitas dan
aliran informasi. Teknologi ini berfungsi untuk mengkoordinasi dan
mengintegrasikan data informasi pada setiap area business processes sehingga menghasilkan pengambilan
keputusan yang cepat karena menyediakan analisa dan laporan keuangan yang
cepat, laporan penjualan yang on time,
laporan produksi dan inventori.
Manfaat ERP
1. Dengan sistem yang terintegrasi maka proses
pengambilan keputusan akan lebih efektif dan efisien.
2.
Dengan menerapkan ERP ada kemungkinan melakukan integrasi secara global.
Sehingga perbedaan – perbedaan yang terjadi dalam bisnis
internasional dapat diintegrasikan.
3. ERP menghilangkan kebutuhan pemutakhiran dan koreksi
data pada banyak sistem komputer yang terpisah.
4. ERP memberikan lingkup kerja manajemen tidak hanya
memonitor saja tetapi melakukan manajemen operasional juga.
5. Supply chain management
dapat terbantu sehingga pelaksanaannya dapat berjalan dengan lancar.
Contoh
Penerapan ERP di Perusahaan
Testimoni PT. Sosro
“Kami sungguh merasakan berbagai
bentuk efisiensi setelah melakukan komputerisasi dengan pendekatan ERP,” kata
Hugo Winanto, Manajer Teknologi Informasi PT Sinar Sosro, yang kita kenal dengan
produk Teh Botol Sosro. Winanto mengaku perusahaan itu sudah merancang untuk
mengintegrasikan sistem komputernya sejak tahun 1999. Semula, menurut dia, ada
dua jaringan komputer terpisah, yakni jaringan komputer unit produksi, dan
jaringan komputer unit distribusi. Dua jaringan tersebut terpisah karena pada
mulanya keduanya adalah unit bisnis yang memang terpisah. “IT kedua unit itu
sudah dimerger sejak sebelum kedua unit usaha tersebut dimerger,” kata Winanto.
Saat ini PT Sinar Sosro, sedang
menangani proses integrasi jaringan komputer seluruh unit kerja perusahaan itu.
“Kami mempunyai delapan pabrik, sembilan kantor cabang besar dan lebih dari
seratus stockist, sehingga kami perlu mengintegrasikan komputer yang tersebar
di sekitar 140 tempat yang berbeda,” kata Winanto. Dalam waktu dekat, menurut
dia, seluruh 140 unit kerja itu sudah akan tergabung dalam satu sistem yang
terintegrasi menggunakan database dan aplikasi yang disediakan oleh Oracle.
Walaupun proses integrasi antara unit produksi dengan unit distribusi belum
sepenuhnya tuntas, Winanto mengaku manajemen sudah mendapatkan banyak sekali
manfaat dari sistem online yang sudah berhasil dicapai di masing-masing jalur.
Dulu misalnya, perlu waktu yang
sangat lama untuk mendapatkan berbagai data terbaru perusahaan, misalnya data
produksi, data stock barang atau data penjualan. Kelambatan itu terjadi karena
seluruh proses pengumpulan data dilakukan secara manual. “Di pabrik dilakukan
data entry, kemudian data direkap dan dikirim melalui fax, dan di kantor pusat
dilakukan konsolidasi setelah dilakukan data entry lagi,” kata Winanto. Tetapi
dengan sistem online semuanya berubah. Hari ini kantor pusat sudah bisa
mendapatkan data penjualan, data produksi, sampai dengan stock barang per
kemarin. Hal itu bisa terjadi karena hanya diperlukan satu kali proses input
data, dan seluruh proses konsolidasi dilakukan oleh komputer.
Integrasi ini, menurut Winanto, telah
mendongkrak efisiensi perusahaan secara signifikan. Kesalahan manusia
(human error) dalam proses konsolidasi data kini bisa diabaikan. Jumlah
tenaga kerja sudah bisa dikurangi, dan kini sejumlah staf sudah dialihkan untuk
bidang kerja yang lain. “Dan yang pasti, walaupun belum bisa paperless, tetapi
pasti sudah less paper dalam manajemen perusahaan.” Karena penyebaran unit
kerja PT Sinar Sosro yang sedemikian luas, diperlukan satu sistem jaringan yang
sangat luas (wide area network, WAN), dan untuk itu diperlukan layanan pihak
ketiga untuk menyediakan layanan komunikasi data untuk tujuan tersebut. Untuk layanan
tersebut PT Sinar Sosro mempercayakan pada PT Lintasarta Aplikanusa, perusahaan
yang sudah puluhan tahun berkecimpung dalam bisnis layanan komunikasi data.
Saat ini Sinar Sosro menggunakan
layanan Frame Relay untuk mengintegrasikan sistem komputernya, tetapi
perusahaan itu tengah mempertimbangkan untuk menggunakan teknologi jaringan
virtual privat berbasis Internet (VPN IP) yang juga ditawarkan oleh Lintasarta.
“VPN IP adalah teknologi baru yang lebih murah tetapi bisa diandalkan, sehingga
kami berencana untuk migrasi ke sana,” kata Winanto. Ketika ditanya mengenai
kualitas layanan Lintasarta, Winanto mengatakan bahwa pihaknya cukup puas.
“Kami sudah menggunakan layanan Lintasarta sejak sebelum 1999, dan bukannya
memuji kami cukup puas. Karena itu setiap kali mau memperluas jaringan,
kami selalu bertanya apakah Lintasarta siap menyediakan jaringan untuk kami,”
kata Winanto lagi.
2.Business
Intelligence
Landasan
Teori
Dalam
penerapan Business Intelligence di berbagai bidang maupun
perusahaan pasti mempunyai tujuan yang sama tanpa terkecuali. Istilah
intelijen bisnis (bahasa Inggris: business intelligence, BI) merujuk pada
teknologi, aplikasi, serta praktik pengumpulan, integrasi, analisis, serta
presentasi informasi bisnis atau kadang merujuk pula pada informasinya itu
sendiri. Tujuan intelijen bisnis adalah untuk mendukung pengambilan keputusan
bisnis.
Sistem BI memberikan sudut
pandang historis, saat ini, serta prediksi operasi bisnis, terutama dengan
menggunakan data yang telah dikumpulkan ke dalam suatu gudang data dan kadang
juga bersumber pada data operasional. Perangkat lunak mendukung penggunaan
informasi ini dengan membantu ekstraksi, analisis, serta pelaporan informasi.
Aplikasi BI menangani penjualan, produksi, keuangan, serta berbagai sumber data
bisnis untuk keperluan tersebut, yang mencakup terutama manajemen kinerja
bisnis. Informasi dapat pula diperoleh dari perusahaan-perusahaan sejenis untuk
menghasilkan suatu tolak ukur.
Terdapat
beberapa pendapat mengenai definisi dari Business Intelligence,
di antaranya:
Secara
umum Business Intelligence (BI) merupakan sebuah proses untuk
melakukan ekstraksi data-data operasional perusahaan dan mengumpulkannya dalam
sebuah data warehouse yang selanjutnya diproses menggunakan berbagai analisis
statistik dalam proses data mining, sehingga didapat berbagai kecenderungan
atau pattern dari data (Choirul, 2011).
Business
Intelligence adalah rangkaian aplikasi dan teknologi untuk mengumpulkan,
menyimpan, menganalisis, dan menyuguhkan akses data untuk membantu petinggi
perusahaan dalam pengambilan keputusan (Stevans, 2012).
Business
Intelligence (BI) merupakan representasi dari aplikasi dan teknologi untuk
mengumpulkan, menyimpan, menganalisa dan menyediakan akses terhadap data untuk
membantu user dalam suatu perusahaan untuk mengambil keputusan yang lebih baik
(Nirwasita,2012).
Business
Intelligence adalah proses mengekstrak, transformasi, mengelola, dan
menganalisis data bisnis untuk mendukung pengambilan keputusan. Dalam proses
ini pada umumnya melibatkan data set dalam jumlah besar yang tersimpan dalam
datawarehouse. Prosesbusiness intelligence meliputi lima tahapan yaitu
Pengumpulan data, Analisis data, Kesadaran situasi, Penilaian risiko, dan
Dukungan pengambilan keputusan. (Niu, 2012).
MANFAAT BUSINESS INTELLIGENCE
·
Menampilkan
pola penjualan sehingga mempermudah eksekutif menggali informasi
lebih dalam yang dapat digunakan dalam yang dapat digunakan untuk keperluan
analisis prediktif.
·
Merancang
suatu aplikasi businnes intelligence yang terintegrasi dan dapat digunakan oleh
kalangan eksekutif perusahaan pada setiap cabang.
·
Membantu
pengolahan informasi pada suatu perusahaan sehingga prosesnya menjadi lebih
akurat, efisien, dan hemat waktu.
·
Memperoleh
berbagai informasi mengenai laporan-laporan seperti subscriber, recharge, dan
revenue.
·
Mempermudah
para eksekutif dalam suatu perusahaan dalam mengakses berbagai macam laporan
subscriber, recharge, dan revenue.
·
Merancang
suatu aplikasi business intelligence yang memberikan laporan secara cepat bagi
kalangan eksekutif sehingga mereka dapat dengan segera mengambil keputusan.
Contoh Perapan Business
Intelligence pada PT BANK MANDIRI(PERSERO)
Bank Mandiri terus berkomitmen
meningkatkan layanan kepada nasabah melalui penguatan infrastruktur teknologi
informasi (TI), sehingga dapat mendorong tingkat kepuasan nasabah dalam
bertransaksi di Bank Mandiri.
Bank
Mandiri dalam pengembangan infrastruktur TI tersebut juga akan mendukung
pengembangan bisnis Bank Mandiri pada 2010, antara lain bisnis retail payment untuk
meningkatkan penghimpunan dana murah, pengembangan high
yield business, peningkatan jasa pelayanan nasabah korporasi dengan
memperluas jasa layanan, membangun sinergi antar unit bisnis termasuk kantor
wilayah dan unit pendukung secara menyeluruh, serta optimalisasi sinergi dengan
anak perusahaan.
Sementara itu, Aliansi Unit
Bisnis akan difasilitasi dengan sistem Customer Relationship
Management yang terintegrasi dan dilengkapi Business
Intelligence untuk meningkatkan pelayanan sesuai dengan kebutuhan
nasabah. Bank Mandiri juga mengembangkan piranti Integrated
Regulatory Reporting System dan Enterprise Risk Management untuk
memastikan tata kelola perusahaan dijalankan dengan baik.
Bank Mandiri adalah salah satu
bank terkemuka di Indonesia yang memberikan pelayanan kepada nasabah yang
meliputi segmen usaha Corporate, Commercial, Micro &
Retail, Consumer Finance dan Treasury & International
Banking. Bank Mandiri pada saat ini memiliki anak-anak perusahaan untuk
mendukung bisnis utamanya yaitu: Mandiri Sekuritas (jasa dan layanan pasar
modal), Bank Syariah Mandiri (perbankan syariah), AXA-Mandiri Financial
Services (asuransi jiwa), Bank Sinar Harapan Bali (UMKM) serta Mandiri Tunas
Finance (jasa pembiayaan), Per 30 September 2009, kredit tumbuh 15,7% (Year on
Year) atau sebesar Rp 25,5 triliun, yaitu dari Rp 162,8 triliun menjadi Rp
188,3 triliun. Jumlah dana murah meningkat 17,6% atau sebesar Rp 25,4 triliun,
yaitu dari Rp 143,8 triliun menjadi Rp 169,1 triliun. Net Interest
Margin (NIM) mengalami penurunan dari 5,46% menjadi 5,21%. Cost
Efficiency Ratio(CER) membaik dari 43,0% menjadi sebesar 39,0%. Rasio Net NPL
terjaga di level 0,85%. Laba bersih mencapai Rp 4,62 triliun, atau tumbuh 16,8%
dari pencapaian periode yang sama tahun 2008 yang tercatat sebesar Rp 3,95
triliun.
Komponen
Dasar BI
Pada
dasarnya komponen BI
mencakup gathering, storing, analyzing dan providing
access to data. Dan penggunaan Business Intelligence tidak dipungkiri
memiliki keamanan yang kurang dan timbul masalah di berbagai perusahaan lain ,
contohnya :
a.
Manager Promosi ingin menganalisis pengaruh tiap jenis media iklan di koran,
majalah, dan TV terhadap penjualan produk.
b.
Manager HRD dapat menganalisis pengaruh kenaikan gaji terhadap peningkatan
produktivitas pekerja di lantai pabrik.
c.
Manajer Penjualan ingin mengetahui pengaruh musim dan kepadatan penduduk
terhadap penjualan es krim di tiap daerah
DAMPAK
POSITIF(KENUNTUNGAN) /VALUE BAGI PT MANDIRI PERSERO
Dalam penerapannya pun memiliki
banyak keuntungan yang sangat banyak bagi pt perbankan khususnya dikarenakan
penggunaan nya dan penerapannya menguntungkan nasabah bagi kenyamanan
bertransaksi dan mendapatkan feedback dari nasabah kepada Bank Mandiri untuk
semakin banyak menabung dan memberikan kenyamanan bagi setiap nasabahnya .
VALUE
yang diperoleh antara lain :
·
Konsolidasi
informasi Dengan BI dijalankan di dalam perusahaan, data akan diolah dalam satu
platform dan disebarkan dalam bentuk informasi yang berguna (meaningful) ke
seluruh organisasi. Dengan ketiadaan information assymmetry, kolaborasi dan
konsolidasi di dalam perusahaan dapat diperkuat. Dengan konsolidasi, maka dapat
dimungkinkan pembuatan cross-functional dan corporate-wide reports.
Meskipun harus diakui, benefit ini juga mampu disediakan olehsoftware ERP.
·
In-depth
reporting Software Business Process Management (BPM) memang mampu
memberikan report dan analisis, namun cukup sederhana dan hanya bertolak pada
kondisi intern. Sedangkan BI mampu menyediakan informasi untuk isu-isu bisnis
yang lebih besar pada level strategis.
·
Customized
Graphic User Interface (GUI) Beberapa ERP memang berusaha membuat tampilan
GUI yang user friendly, namun BI melangkah lebih jauh dengan menyediakan
fasilitas kustomisasi GUI. Sehingga tampilan GUI jauh dari kesan teknis dan memberikan view
of business sesuai dengan keinginan masing-masinguser.
·
Sedikit
masalah teknis karena sifatnya yang user friendly meminimasi
kemungkinanoperating error dari user, dan BI hanya
merupakan software pada layer teratas (information
processing) dan bukan business process management.
·
Biaya
pengadaan rendah karena BI hanya software yang bekerja
pada layerteratas dari pengolahan informasi, harga software-nya tidak
semahal ERP. Biaya pengadaannya pun menjadi lebih murah dibandingkan ERP.
Apalagi saat ini banyak ditunjang juga oleh produk BI yang open source.
·
Databank BI
yang fleksibel membuka kemungkinan untuk berkolaborasi dengan ERP sebagai
pemasok databank yang akan diolah menjadi reports dan scorecard,
namun BI juga dapat bekerja dari databank yang dibuat terpisah. BI
pun menjadi terbuka untuk digunakan oleh analis profesional dan peneliti, yang
data olahannya bersifat sekunder.
·
Kecepatan
(responsiveness) merupakan sifat BI lain yang tidak dimiliki oleh ERP.
Misalnya pada penghitungan service level sebagai salah satu Key
Performance Indicator (KPI). Fungsi BI akan memberikan peringatan kepada
user sebelum batas bawah dalam service level (lower limit)
terlampaui. Akibatnya masalah bisa ditangani sebelum benar-benar muncul ke
permukaan. Salah satu contoh padaresponsiveness adalah industri
kesehatan, penggunaan BI berjasa mencegah penyebaran suatu penyakit/wabah secara
luas (outbreak). Nama-nama vendor BI
memang masih asing di Indonesia.
0 comments:
Post a Comment