(TM3/STI(D1041151068_muhammad maulana))

Pengertian ERP (Enterprise Resources Planning) 

                 ERP (Enterprise Resource Planning) atau dalam bahasa Indonesia sering disebut dengan Perencanaan Sumberdaya Perusahaan adalah struktur sistem informasi yang digunakan untuk mengintegrasikan proses bisnis dalam perusahaan manufaktur/jasa yang meliputi operasional dan distribusi produk yang dihasilkan. Tujuan dari implementasi ERP adalah menyatukan semua divisi yang ada dalam perusahaan menjadi satu sistem yang dapat dikendalikan secara terpusat. ERP lebih ditujukan pada sistem back-office, dimana sistem ERP tidak bersentuhan secara langsung dengan konsumen.

Gambaran ERP adalah sebagai berikut:

Sistem ERP adalah suatu paket perangkat lunak yang didesain untuk lingkungan pelanggan pengguna server, apakah itu secara tradisional atau berbasis jaringan.

Sistem ERP memadukan sebagian besar dari proses bisnis.

Sistem ERP memproses sebagian besar dari transaksi perusahaan.

Sistem ERP menggunakan database perusahaan yang secara tipikal menyimpan setiap data sekali saja.

Sistem ERP memungkinkan mengakses data secara waktu nyata (real time).

Dalam beberapa hal sistem ERP memungkinkan perpaduan proses transaksi dan kegiatan perencanaan.

Sistem ERP menunjang sistem multi mata uang dan bahasa, yang sangat diperlukan oleh perusahaan multinasional.

Sistem ERP memungkinkan penyesuaian untuk kebutuhan khusus perusahaan tanpa melakukan pemrograman kembali.

Pada umumnya, ERP dibangun sebagai sistem berbasis modul yang menangani proses manufaktur, logistik, distribusi, inventori, invoice, akuntasi perusahaan dan lain sebagainya. Dari modul-modul tersebut, maka aktivitas penjualan, pengiriman, produksi, manajemen persediaan, manajemen kualitas dan sumber daya manusia dapat dikontrol dengan baik dan informasi yang berhubungan dengan aktivitas tersebut dapat diperoleh dengan cepat. 

ERP dibagi menjadi tiga modul utama, yaitu modul operasi, modul financial dan akuntansi, dan modul sumber daya manusia. Ketiga modul ini berjalan secara terpisah, sehingga perusahaan tidak harus mengimplementasikan ketiganya secara langsung. Namun, ketiga modul tersebut berhubungan langsung dengan satu database terpusat. Misalnya ketika bagian penjualan menerima pesanan dari konsumen, bagian gudang langsung mengetahui dan mempersiapkan pesanan tersebut. Kemudian bagian akuntansi dapat melihat apakah barang pesanan sudah dikirim atau belum, sehingga ia dapat mempersiapkan tagihan untuk konsumen. Sistem yang seperti ini akan menghemat banyak resource perusahaan, seperti waktu, biaya dan tenaga kerja. Semua orang dalam sistem melihat data yang sama dan akan memperoleh informasi terbaru dari semua divisi dalam perusahaan. Dalam meningkatkan daya saingnya, lebih dari 60% perusahaan-perusahaan di Amerika Serikat telah memasang atau berencana untuk memasang sebuah paket sistem ERP. Popularitas dari sistem ERP ini juga dibuktikan dari pencapaian penjualannya yang melebihi US$30 biliun di tahun 2002, sebuah peningkatan sebesar 300% dari tahun 1990an8.

Implementasi ERP membutuhkan persiapan yang matang, karena kesalahan implementasi akan mengakibatkan kerugian yang tidak sedikit. Tahap paling awal dari implementasi ERP adalah membangun bisnis proses yang baik. Tanpa bisnis proses yang baik, semua sistem informasi berbasis komputer dengan teknik apapun tidak akan mampu meningkatkan efisiensi dan efektivitas perusahaan tersebut. Selain itu, kesiapan karyawan akan perubahan sistem merupakan salah satu hal yang harus diperhitungkan. Rancangan ERP yang sempurna tidak akan membantu jika tidak dijalankan dengan baik. Yang harus diingat adalah tidak semua perusahaan membutuhkan ERP dalam sistemnya. Karena proses bisnis setiap perusahaan bersifat unik, sehingga ERP dalam satu perusahaan belum tentu dapat digunakan pada sistem di perusahaan yang lain, atau perbaikan proses bisnis dalam perusahaan cukup untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas.

Contoh penerapan  ERP Pada PT Indofood

        ERP digunakan untuk mengelola seluruh aktifitas perusahaan termasuk keuangan, produksi, HRD, marketing, supply chain, logistics, dll. SAP adalah perusahaan yang memiliki pangsa pasar (marketshare) terbesar di dunia untuk software ERP, termasuk yang digunakan pada PT Indofood.

Karakter Sistem ERP sering disebut sebagai Back Office System yang mengindikasikan bahwa pelanggan dan publik secara umum tidak dilibatkan dalam sistem ini. Berbeda dengan Front Office System yang langsung berurusan dengan pelanggan seperti sistem untuk e-Commerce , Customer Relationship Management (CRM), e-Government dan lain-lain.

Konsep ERP dapat dijalankan dengan baik,jika didukung aplikasi dan infrastruktur komputer baik Hardware / software sehingga pengolahan dapat dilakukan dengan mudah .

ERP berkembang dari Manufacturing Resource Planning (MRP II) dimana MRP II sendiri adalah hasil evolusi dari Material Requirement Planning (MRP) yang berkembang sebelumnya. Sistem ERP secara modular biasanya menangani proses manufaktur, logistik, distribusi, persediaan (inventory), pengapalan, invoice dan akuntasi perusahaan. Ini berarti bahwa sistem ini nanti akan membantu mengontrol aktivitas bisnis seperti penjualan, pengiriman, produksi, manajemen persediaan, manajemen kualitas dan sumber daya manusia.

ERP Implementation in PT Indofood

PT Indofood adalah perusahan pemroduksi mie instan terbesar di dunia, dengan 14 pabrik termsuk di Indonesia sendiri. Perusahaan yang juga beroperasi di Cina dan Nigeria ini menjual lebih dari 8 miliar paket mie instan tiap tahunnya. Disamping mie instan, PT Indofood juga mengembangkan variasi produk ke ranah snack, kecap, bumbu penyedap, makanan bayi, maupun soft drink.

Cakupan bisnis perusahaan Indofood dan peningkatan pasar ke depannya menyebabkan Enterprise Resource Planning (ERP) merupakan faktor penting dalam kesuksesan perusahaan. Sebagai contoh kecil, tiap divisi harus menyesuaikan production plans mereka sehingga ketersediaan segala jenis bumbu untuk kebutuhan segala varian mie instan dapat terpenuhi. Sedangkan pada waktu yang sama, kondisi inventory di gudang harus tetap dijag

 seminimal mungkin. Untuk itu sangat diperlukan aplikasi ERP untuk mengatur kondisi-kondisi tersebut secara terintegrasi hingga ditunjuklah SAP Service sebagai implementor ERP.

Hardware Platform for SAP R/3

Indofood membuat tiga buah kriteria pemilihan platform yang meliputi aspek reliability, scalability, dan kemudahan management. Dari kriteria tersebut terpilihlah IBM i Series sebagai platform hardware yang digunakan dengan operating system IBM oS/400 dan database dB2  karena memenuhi ketiga kriteria persyaratan sehingga diyakini dapat membantu PT Indofood mengoptimalkan solusi ERPnya.

ERP Implementation Area, Usage, and Its Functions

Dengan  mengadopsi SAP R/3 versi 4.6C, berikut adalah cakupan implementasi ERP yang dilakukan pada PT Indofood

1.                 Financial

o     Financial Accounting (FI)

menyediakan pengukuran secara kontinu terhadap profitabilitas dan kinerja keuangan perusahaan berdasarkan transaksi internal maupun eksternal.

o     Controlling (CO)

mendukung empat kegiatan operasional, yang meliputi pengendalian capital investment, pengendalian aktivitas keuangan perusahaan serta memonitor dan merencanakan pemabayaran, pengendalian pendanaan, dan juga pengendalian biaya dan profit berdasarkan semua aktivitas perusahaan.

o     Investment Management (IM)

menyediakan analisis kebijakan investasi jangka panjang dan fixed assetsdari perusahaan untuk membantu proses pengambilan keputusan.

o     Treasury (TR)

mengintegrasikan atara cash management dan cash forecasting dari aktivitas, logistik, dan transaksi keuangan.

o     Enterprise Controlling (EC)

memberikan akses bagi Enterprise   Controller kepada Information Warehouse mengenai hal-hal eperti kondisi keuangan perusahaan, hasil dari perencanaan dan pengendalian perusahaan, investasi, maintenance dari aset perusahaan, akuisisi dan pengembangan SDM perusahaan, kondisi pasar yang berkaitan dengan pengambilan keputusan (market size, market share, dan competitor performance), serta faktor-faktor struktural dari proses bisnis (struktur biaya, financial accounting, danprofitability analysis)

2.                 Logistics

o     Logistics Execution (LE)

pengaturan logistik dari purchasing hingga distribusi. Dari purchase requisition, good receipt, hingga delivery dengan informasi yang terintegrasi dengan modul-modul lainnya.

o     Sales and Distribution (SD)

membuat struktur data yang mampu merekam, menganalisis, dan mengontrol aktivitas untuk memberikan kepuasan kepada pelanggan dan menghasilkan profit yang baik dalam periode akuntansi berikutnya.

o     Materials Management (MM)

 membntu manajemen dalam aktivitas sehari-hari dalam aspek konsumsi material, energi, dan servis terkait.

o     Plant Maintenance (PM)

mendukung dan mengontrol pemeliharaan peralatan dan bangunan secara efekti, mengatur data perawatan, dan mengintergrasikan data komponen peralatan dengan aktivitas operasional yang sedang berjalan.

o     Production Planning and Inverntory Comtrol (PP)

merencanakan dan mengendalikan jalannya material sampai dengan proses delivery produk. 

o     Quality Management (QM)

berfungsi menyediakan master data berdasarkan rekomendasi dari ISO-9000 series.

o     Project System (PS)

mendukung perencanaan pendahuluan terhadap waktu dan value, perencanaan detail menggunakan cost element/unit costing, menetapkan waktu kritis, pendeskripsian aktivitas dan penjadwalan, koordinasi dari resourced melalui otomatisasi permintaan material, manajemen inventory, network planning (SDM, kapasitas, material, operating resources, dam servis), monitoring material, kapasitas dan dana selama proyek berjalan, evaluasi akhir proyek dengan analisis hasil dan perbaikan.

3.                 Human Resources

Secara umum membantu dalam memudahkan melaksanakan manajemen yang efektif terhadap salary, benefit, dan biaya yang berkaitan dengan SDM perusahaan, melindungi data personalia dar pihak luar, serta membangun sistem rekruitmen dan  pembanguna SDM yang efisien melalui manajemen karir. Meliputi:

o     Personnel Management (PA)

o     Personnel Time Management (PT)

o     Payroll (PY)

o     Training and Event Management (PE)

o     Organizational Management (OM)

Travel Management (TM)

Pengertian business intelligence

               Istilah Business Intelligence (BI) pertama kali didengungkan pada tahun 1958 oleh seorang peneliti dari IBM yang bernama Hans Peter Luhn. Beliau mendefinisikan istilah intelligence sebagai “Kemampuan dalam mengerti dan memahami suatu hubungan timbal balik antara fakta-fakta yang disajikan sedemikian rupa menjadi suatu landasan dalam bertindak untuk mencapai tujuan yang dikehendaki”.

BI seperti yang kita ketahui pada saat ini bisa dikatakan sebagai hasil evolusi dari Decision Support System (DSS) yang dimulai sekitar tahun 1960 dan berkembang sampai tahun 1980an. Sekitar tahun 1980an mulai dari DSS, EIS (Executive Information System), data warehouse, OLAP dan BI mulai menjadi perhatian dan menjadi suatu kesatuan system.

Pada tahun 1989 dalam sebuah artikel terbitan Gartner, Howard Dresner menggunakan istilah Business Intelligence (BI) . Dia menggambarkan istilah tersebut sebagai seperangkat konsep dan metode yang berguna untuk meningkatkan kemampuan pembuatan keputusan dengan bantuan sistem yang berbasiskan fakta atau realita yang terjadi.

Menurut Nadia Branon, Business Intelligence merupakan kategori yang umum digunakan untuk aplikasi dan teknologi untuk mengumpulkan, menyimpan, menganalisa, dan menyediakan akses pada data agar dapat membantu pengguna dari kalangan perusahaan agar dapat mengambil keputusan dengan lebih baik dan tepat.

Kegunaan BI

Perusahaan menggunakan BI untuk memperoleh lebih dalam lagi mengenai segala informasi yang berhubungan dengan kinerja bisnis. Hal ini digunakan untuk memahami, meningkatkan kinerja, penganggaran biaya yang lebih efisien dan mengidentifikasi peluang bisnis baru. Beberapa hal kegunaan BI, antara lain:

Analisa dalam perilaku konsumen, pola pembelian dan trend penjualan

Mengukur, melacak dan memprediksi penjualan dan kinerja keuangan

Penganggaran, perencanaan keuangan dan peramalan

Mengetahui kinerja kegiatan pemasaran

Optimalisasi proses dan kinerja operasional

Meningkatkan efektifitaspengiriman dan pasokan

Analisa CRM (Customer Relationship Management)

Analisa Resiko

Analisa nilai strategis

Analisa social media

Komponen Dasar BI

Pada dasarnya komponen BI mencakup, gathering, storing, analysing dan providing access to data.

Data Warehouse di dalam pengertian BI

Banyak aplikasi BI menggunakan data yang berasal dari data warehouse ataupun data mart, namun sebenarnya tidak semua data warehouse digunakan untuk BI dan begitu juga sebaliknya, tidak semua aplikasi BI membutuhkan data warehouse. Kenapa begitu? hal ini tentunya terjadi karena adanya kebutuhan-kebutuhan yang berbeda dan lebih spesifik. Ada beberapa project saya yang menggabungkan antara data warehouse, data transaksi bahkan ada juga dengan social media.

Untuk membedakan hal ini, Forrester Research mendefinisikan BI dengan dua cara:

Dalam pengertian yang luas: BI adalah suatu seperangkat metodologi, proses, arsitektur dan teknologi yang mengubah data mentah menjadi informasi yang lebih bermakna dan berguna yang digunakan dalam pengambilan keputusan, strategik, taktis, dan operasional yang lebih efektif.

Secara lebih spesifik lagi, BI adalah: mengacu pada bagian paling atas/akhir dari arsitektur BI yaitu pelaporan, analisa dan dashboard.

Business Intelligence Bukan Hanya Sekedar Perangkat Lunak dan Teknologi

Istilah business intelligence seringkali digunakan sebagai istilah yang hanya menggambarkan sebuah perangkat lunak yang digunakan untuk menganalisa data-data di perusahaan. Dalam pola pikir teknikal, istilah ini juga sering dikaitkan dengan data mining, OLAP, query dan pelaporan. Pada kenyataannya juga bahwa keberadaan BI dalam suatu perusahaan hanya terletak pada divisi IT saja, karena berhubungan dengan perangkat lunak. Hal ini yang sebenarnya perlu diwaspadai.

Keberadaan BI dalam suatu perusahaan haruslah diawali dari pelaku bisnis itu sendiri karena merekalah yang lebih mengetahui informasi dan analisa apa-apa saja yang dibutuhkan dalam rangka meningkatkan kinerja bisnis dan mereka jugalah yang membutuhkan BI. Disinilah nilai BI bisa menjadi besar dan berguna bagi perusahaan. Pelaku bisnis mulai dari eksekutif, manajemen bahkan sampai ke operasional harus berperan aktif juga dalam penerapan BI dan divisi IT harus bisa berkolaborasi dalam hal penyiapan data-data dan arsitektur sistem. Terlepas dari perangkat lunak apa yang digunakan. Bagaimana bisa di sebut business intelligence jika kita tidak bisa menghadirkan analisa yang dibutuhkan oleh para pelaku bisnis? Bukan hanya sekedar suatu pelaporan atau analisa saja tapi BI diharapkan dapat menjadi alat bantu utama bagi pelaku bisnis dalam meningkatkan kinerja bisnis, tentunya kebutuhan ini dalam tiap masa akan selalu berubah mengikuti perkembangan bisnis itu sendiri

Contoh penerapan business intelligence

                 Business Intelligence Systems atau disebut juga Executive Information Sytems merupakan suatu sistem yang terintegrasi secara online mengirimkan informasi sekarang mengenai kondisi bisnis perusahaan keseluruhan yang dikemas sedemikian rupa hingga mudah di akses dan di mengerti. Informasi tersebut di tujukan kepada para senior executives dan para seluruh manajer, dimaksudkan supaya pengambilan keputusan yang akurat dan cepat dapat dicapai. Data yang diperoleh business intelligence berasal dari data internal dan eksternal. Data Internal merupakan data yang berasal dari proses bisnis perusahaan, misal data transaksi penjualan, data persediaan barang, data penyelesaian produk per tenaga kerja, dan data-data lainnya yang relevan. Data Eksternal merupakan data yang diperoleh dari luar perusahaan. Misalnya data mengenai kebutuhan pelanggan, kemampuan financial pelanggan, dan data pesaing.

Ada 4 hal yang perlu diketahui mengenai business intelligence systems :

1. 1. Memberikan informasi sekarang mengenai kondisi bisnis perusahaan

Informasi yang realtime diperlukan oleh para manajer untuk mengambil keputusan. Selain itu juga digunakan untuk memonitor kondisi perusahaan saat ini. Dengan menggunakan system ini, seluruh kondisi internal perusahaan dapat diketahui.

2. 2. Dengan mudah diakses oleh top level management

Level manajer merupakan pengendali perusahaan dan sebagai decision maker. Terkait dengan nomor sebelumnya yaitu pengambilan keputusan akses yang cepat oleh manajer sangat bermanfaat. Informasi yang update tetapi tidak didukung dengan kemudahan akses akan menjadi hambatan.

3. 3. Designed to be used without intermediary assistance

Dalam perusahaan-perusahaan lainnya, akses untuk mendapatkan informasi kondisi keuangan pada hari ini perlu menghubungi bagian keuangan terlebih dahulu dan kemudian bagian keuangan mengumpulkan data dari bagian penjualan, produksi, inventory, dan marketing. Proses tersebut memakan waktu yang cukup lama. Dengan ada Business intelligence prosedur yang panjang tersebut dapat dihilangkan, sehingga manajer dengan cepat mampu mengetahui kondisi keuangan hari ini hanya dengan akses ke komputer.

4. 4. Uses state-of-the-art graphics, communications, and data storage methods

Informasi yang disajikan harus mudah dipahami oleh manajer. Sehingga tampilan-tampilan berupa grafik, komunikasi yang sederhana dengan memberikan summary. Karena sistem ini akan digunakan oleh semua manajer dan karyawan, sehingga informasi yang disajikan harus mudah dimengerti.

Activity Based Management ini merupakan memetakan seluruh siklus bisnis yang terjadi di United Pipe dan mengukur biaya yang terjadi dari masing-masing aktifitas dalam supply chain. Setiap aktifitas bisnis yang terjadi di United Pipe akan diketahui secara rinci. Aktifitas yang pada awalnya tidak menguntungkan akan di ubah menjadi menguntungkan. Biaya pengiriman yang dilakukan pun diketahuinya untuk tiap-tiap pelanggan sekaligus faktor-faktor yang menyebabkan harga tersebut naik, sehingga United Pipe akan bisa lebih efektif dan efesien dari melakukan pengiriman produknya. Untuk mengetahui secara mudah, para manajer memantau laporan bulanan dengan melihat grafik profitabilitas setiap pelanggan secara lengkap baik itu dari biaya proses yang terjadi untuk melayani pelanggan tersebut. Business Intelligence di United Pipe juga digunakan untuk mengetahui kondisi pesaingnya. Dengan informasi tersebut United Pipe bisa memberikan harga yang bersaing dan mempu memberikan informasi kepada pelanggan mengenai kondisi harga terebut. Karyawan United Pipe tidak mengalami kesulitan dalam mengakses peranti Business Intelligence melalui Desktop. Sehingga para staff United Pipe bisa menyelasaikan laporannya dengan cepat, baik laporan keuangan, proses pembuatan budgeting, pengiriman barang, dll.

Penerapan Business Intelligence di dalam United Pipe tidak hanya menguntungkan bagi internal perusahaan, tetapi penerapan Business Intelligence dengan menggunakan Activity Based Management jika dari sisi pelanggan, solusi bisnis tersebut juga menguntungkan bagi pelanggan. Salah satu pelanggan United Pipe yaitu Don Farelly. Pada awalnya Farelly mengambil sendiri barang yang dipesannya, karena dirasa dengan mengambil sendiri barang yang diterima akan lebih cepat. Setelah United Pipe menerapkan Activity Based Management, pelayanan ke Farelly semakin memuaskan. United Pipe melayani Farelly dengan memberikan informasi mengenai bahan baku apa saja yang akan dipakai, hal tersebut didasarkan pada data-data historis pelanggan selain itu United Pipe juga mampu memberikan perhitungan kepada Farelly mengenai biaya-biaya yang dia tanggung selama Farelly mengambil sendiri barang pesanannya. United Pipe membantu pelanggan dengan membuat perencanaan pemesanan produk supaya tidak terjadi kelebihan persediaan oleh customer. Hal tersebut dilakukan oleh United Pipe karena biaya yang dikeluarkan United Pipe sangat besar untuk mengambil kelebihan produk di lokasi customer. United Pipe dengan implementasiActivity Based Management selain membantu pelanggan dalam hal perencanaan pemesanan, United Pipe jauh-jauh hari juga memberikan informasi mengenai bahan-bahan yang akan di butuhkan oleh pelanggan.

Dalam pengimpelentasian Business Intelligence, ada tiga komponen yang harus diperhatikan supaya system tersebut bisa berjalan dengan baik dan sukses. Tiga komponen tersebut adalah:

1. 1. Bisnis proses

2. 2. Teknologi Informasi

3. 3. People

Ketiga hal tersebut saling terkait satu sama lain. Dalam hal ini United Pipe memiliki 5000 pelanggan sehingga perlu mengadopsi suatu sistem untuk mengelola pelanggan yang sangat banyak. United Pipe berharap dengan pelanggan sebanyak itu, United Pipe mampu menjaga hubungan dengan semua pelanggan dengan baik, berusaha tetap menjaga loyalitas pelanggan terhadap produk United Pipe. PengimplementasianBusiness Intelligence sebagai sistem Informasi teknologi, United Pipe harus melakukan investasi yang besar. Meskipun investasi yang besar, United Pipe berpikir bahwa pengimplementasian Business Intelligence system merupakan investasi jangka panjang. Sehingga dari sisi financial akan mendapatkan NPV (Net Present Value) yang positif. Dari ketiga komponen diatas United Pipe telah berhasil menintegrasikan ketiganya. United Pipe dari sisi people tidak ada masalah yang signifikan, karyawan mendukung pengimplementasian sistem tersebut. Bisnis proses di United Pipe dinilai telah melakukan pemilihan Teknologi Informasi yang tepat. Dengan pengimplementasian Business Intelligence system, United Pipe mampu mengidentifikasi pelanggan yang potensial. United Pipe mampu mengetahui secara detail biaya-biaya yang terjadi untuk melayani pelanggan tertentu. Dengan informasi tersebut United Pipe bisa melakukan efisiensi biaya yang dinilai tidak perlu dikeluarkan tanpa harus mengurangi kepuasan pelanggan. United pipe mampu mengidentifikasi komponen-komponen pemicu peningkatan biaya, sehingga informasi tersebut diolah dan akan dibuat solusi untuk mengubah menjadi sesuatu yang profitable.

http://pengertian-pengertian-info.blogspot.co.id/2016/10/pengertian-erp-enterprise-resources.html

https://www.google.co.id/search?q=contoh+penerapan+business+intelligence&oq=contoh+penerapan+business+intelligence&sourceid=chrome&ie=UTF-8#q=penerapan+business+intelligence+dalam+perusahaan