TM3-STI (D1041151034_Hari Abri Yanto)

Postingan ini membahas :

• Pengertian ERP
• Sejarah ERP
• Implementasi ERP
• Contoh Penerapan ERP pada perusahaan
• Pengertian Business Intelligence
• Penerapan BI pada perusahaan

Apa itu ERP Software?

 

Perlu Anda ketahui bahwa software ERP (Enterprise Resource Planning) adalah sebuah konsep untuk merencanakan dan mengelola sumber daya perusahaan meliputi dana, manusia, mesin, suku cadang, waktu, material dan kapasitas yang berpengaruh luas mulai dari manajemen paling atas hingga operasional di sebuah perusahaan agar dapat dimanfaatkan secara optimal untuk menghasilkan nilai tambah bagi seluruh pihak yang berkepentingan.

Konsep tersebut bertujuan untuk mengintegrasikan aktivitas perusahaan agar menjadi lebih responsif terhadap berbagai kebutuhan perusahaan seperti : penghapusan proses-proses yang tidak perlu (process elimination), penyederhanaan proses-proses yang rumit atau bertele-tele (process simplification), penyatuan proses-proses yang redundan (process integration), dan pengotomatisasian proses-proses yang manual (process automation).

Sejarah Terciptanya ERP Software dan Perkembangannya
Pada awal tahun 1960-an, terdapat sistem informasi yang disebut dengan Material Requirement Planning (MRP) yang merupakan tahap awal terbentuknya ERP software ini dengan konsep perencanaan kebutuhan material dengan fungsi pada area/bagian Inventory Management dan Company Production.
Konsep MRP pun mulai berkembang pada tahun 1970-an menjadi Close-Loop MRP hingga akhirnya berubah menjadi MRP II (Manufactur Resource Planning) pada tahun 1980 dan terciptalah ERP yang merupakan perluasan pada beberapa proses bisnis pada tahun 1990-an.
Adapun beberapa keuntungan dari penggunaan sistem ERP ini antara lain :

1. ERP menawarkan sistem terintegrasi di dalam perusahaan, sehingga proses dan pengambilan keputusan dapat dilakukan secara lebih efektif dan efisien.
2. ERP juga memungkinkan melakukan integrasi secara global. Halangan yang tadinya berupa perbedaan valuta, perbedaan bahasa, dan perbedaan budaya, dapat dijembatani secara otomatis, sehingga data dapat diintegrasikan.
3. ERP tidak hanya memadukan data dan sumber daya, tetapi juga menghilangkan kebutuhan pemutakhiran dan pembetulan banyak sistem komputer yang terpisah.
4. ERP memungkinkan manajemen mengelola operasi, tidak hanya sekedar memonitor saja. Dengan ERP, manajemen tidak hanya mampu untuk menjawab pertanyaan ’Bagaimana keadaan kita ?’ tetapi lebih-lebih mampu menjawab pertanyaan ’Apa yang harus kita kerjakan untuk menjadi lebih baik ?’
5. ERP membantu melancarkan pelaksanaan manajemen supply chain dengan kemampuan memadukannya.

Seiring dengan perkembangan teknologi, kini ERP sudah dapat digunakan di berbagai perusahaan, namun sayangnya kesadaran akan pentingnya sistem ERP masih tergolong rendah. Padahal untuk dapat bersaing di pasar sistem tersebut perlu diterapkan.
Penerapan ERP pada suatu perusahaan, Perusahaan tersebut akan memperoleh keuntungan berupa kemudahan perencanaan produksi, proses pemesanan, manajemen persediaan, pengiriman maupun keuangan sehingga dapat mendukung pencapaian keberhasilan perusahaan dan Anda bisa lebih fokus kedalam proses strategi bisnis.

Implementasi ERP

     Impelementasi ERP bertujuan untuk menyatukan semua departemen/divisi dan seluruh fungsi dalam perusahaan menjadi sebuah perusahaan yang mampu dipantau melalui system terkomputerisasi dan terlayani dengan sebuah sistem yang meminimalkan biaya. Ketika akan melakukan implementasi tersebut, penting untuk dipahami bahwa aka nada efek baik yang positif maupun kurang menyenangkan bagi perusahaan dan fungsi-fungsi didalamnya. Sehingga yang terbaik dilakukan adalah merancang implementasi sebaik mungkin untuk mengurangi side effect yang kurang menguntungkan.

        Implementasi ERP secara tepat akan menghasilkan peningkatan keuntungan yang signifikan, mengurangi kesalahan yang terjadi, meningkatkan kecepatan dan efisiensi serta adanya akses informasi yang lengkap. Proses re-engineering pada implementasi ERP membutuhkan keamanan, jaminan kualitas, dan pelatihan bagi karyawan perusahaan yang terlibat dalam sistem tersebut.

       ERP mencakup transaksi finansial dan transaksi operasi yang penting dan sensitif dari data produksi. Oleh karena itu, keamanan sangat penting bagi sistem ERP. ERP terdiri dari beberapa aplikasi modul yang berbeda yang mendukung aktivitas yang berbeda pada perusahaan.

Adapun beberapa keuntungan dari penggunaan sistem informasi terpadu dalam konsep ERP ini antara lain : 

• ERP menawarkan sistem terintegrasi di dalam perusahaan, sehingga proses dan pengambilan keputusan dapat dilakukan secara efektif dan efisien. 
• ERP juga memungkinkan melakukan integrasi secara global. Halangan yang tadinya berupa perbedaan valuta, perbedaan bahasa, dan perbedaan budaya, dapat dijembatani secara otomatis, sehingga data dapat diintegrasikan. 
• ERP tidak hanya dapat memadukan data dan orang, tetapi juga menghilangkan kebutuhan pemutakhiran dan pembetulan banyak sistem komputer yang terpisah. 
• ERP membantu melancarkan pelaksanaan manajemen Supply Chain dengan kemampuan memadukannya 

    Pada umumnya, ERP dibangun sebagai sistem berbasis modul yang menangani proses manufaktur, logistic, distribusi, inventori, invoice, akuntansi perusahaan dan lain sebagainya. ERP dibagi menjadi 3 modul utama yaitu :

• Modul Operasi 
• Modul Finansial dan akuntansi 
• Modul Sumber Daya Manusia 

      Ketiga modul diatas berjalan secara terpisah, sehingga perusahaan tidak harus mengimplementasikan ketiganya secara bersamaan. Namun, ketiga modul tersebut berhubungan langsung dengan satu database terpusat. Dari modul-modul tersebut, maka aktivitas penjualan, pengiriman, produksi, manajemen persediaan, manajemen kualitas dan sumber daya manusia dapat dikontrol dengan baik dan informasi yang berhubungan dengan aktivitas tersebut dapat diperoleh dengan cepat.

Keuntungan yang bisa kita raih ketika menerapkan ERP dalam perusahaan kita beberapa diantaranya adalah: 

1. Otomasi business process 

Seperti proses ordering, mulai dari pencatatan order dari customer hingga proses pengiriman dan penagihan pembayaran order. 

2. Single point of information 

Contohnya yaitu ketika karyawan berhadapan dengan pelanggan memiliki informasi (berdasarkan historical transaksi) yang cukup untuk mendeliver kebutuhan dari pelanggannya. histori ini dapat dijadikan pegangan oleh bagian pembelian untuk melakukan perencanaan pembelian, dan seterusnya. 

3. Efisiensi yang tinggi 

Efisiensi terlihat misalnya pada pencapaian kepuasan pelanggan karena tingkat kecepatan pelayanan dengan otomisasi, pengurangan biaya produksi dan biaya operasional, dan lain sebagainya. 

4. Sumber informasi yang cukup untuk melakukan analisa 

Dengan pencatatan historical transaksi yang baik, otomatis anda tinggal menggunakan software perencanaan untuk lain sebagainya.

Penerapan ERP dalam perusahaan ada juga kelamahanya,beberapa kelemahan diantaranya adalah: 

• Terbatasnya kustomisasi dari perangkat lunak ERP 
• Sistem ERP sangat mahal 
• Perekayasaan kembali proses bisnis untuk menyesuaikan dengan standar industri yang telah dideskripsikan oleh system ERP dapat menyebabkan hilangnya keuntungan kompetitif. 
• ERP sering terlihat terlalu sulit untuk beradaptasi dengan alur kerja dan proses bisnis tertentu dalam beberapa organisasi 
• Sistem dapat terlalu kompleks jika dibadingkan dengan kebutuhan dari pelanggan 
• Data dalam sistem ERP berada dalam satu tempat. Hal tersebut dapat meningkatkan resiko kehilangan informasi jika terdapat pembobolan sistem keamanan. 

Penerapan ERP pada PT Garuda Indonesia

PT Garuda Indonesia menggunakan ERP untuk menghubungkan dan mengsinkronisasikan tiap divisi sehingga mengurangi redudansi data, juga untuk  pelaporan pekerjaan tiap divisi ke divisi lain. Pada bagian penjualan proses dimulaidari kostumer datang, kemudian membeli tiket, kemudian memasukkan data tersebut ke dalam sistem dan masuk ke dalam database kemudian muncul informasi berupa tampilan laporan penjualan pada bagian keuangan. Modul modul yang banyak digunakan oleh PT. Garuda Indonesia :

• SD -Sales & Distribution : membantu meningkatkan efisiensi kegiatanoperasional berkaitan dengan proses pengelolaan customer order (proses sales,shipping dan billing)
• MM - Materials Management : membantu menjalankan proses pembelian(procurement) dan pengelolaan inventory
• PP - Production Planning : membantu proses perencanaan dan kontroldaripada kegiatan produksi (manufacturing) suatu perusahaan.
• QM - Quality Management : membantu men-cek kualitas proses-proses dikeseluruhan rantai logistik
• PM -  Plant Maintenance : suatu solusi untuk proses administrasi dan perbaikan sistem secara teknis
• HR -  Human Resources Management : mengintegrasikan proses-proses HR mulai dari aplikasi pendaftaran, administrasi pegawai, management waktu, pembiayaan untuk perjalanan, sampai ke proses pembayaran gaji pegawai
• FI -  Financial Accounting : Mencakup standard accounting cash management(treasury), general ledger dan konsolidasi untuk tujuan financial reporting.
• CO –  Controlling : Mencakup cost accounting, mulai dari cost center accounting, cost element accounting, dan analisa profitabilitas
• AM - Asset Management : Membantu pengelolaan atas keseluruhan fixedassets, meliputi proses asset accounting tradisional dan technical assetsmanagement, sampai ke investment controlling
• PS - Project System: Mengintegrasikan keseluruhan proses perencanaan project, pengerjaan dan controlMenurut buku Enterpise Resource Planning: Menyelaraskan Teknologi Informasidengan Strategi Bisnis ( Wawan, Falahah ) .

Fase fase dalam penerapan ERP adalahinisiasi, evaluasi, seleksi (business process re-engineering, modification, training,confertion of data), go live, termination, exploitation & development
(Sesuai gambar 5.0). PT. Garuda Indonesia sendiri telah berada pada fase termination,
Sehingga dapatdisimpulkan penerapan ERP pada PT. Garuda Indonesia berhasil.

Apa itu Business Intelligence ?

Business Intelligence adalah sekumpulan teknik dan alat untuk mentransformasi dari data mentah menjadi informasi yang berguna dan bermakna untuk tujuan analisis bisnis. Teknologi BI dapat menangani data yang tak terstruktur dalam jumlah yang sangat besar untuk membantu mengidentifikasi, mengembangkan, dan selain itu membuat kesempatan strategi bisnis yang baru. Tujuan dari BI yaitu untuk memudahkan interpretasi dari jumlah data yang besar tersebut. Mengidentifikasi kesempatan yang baru dan mengimplementasikan suatu strategi yang efektif berdasarkan wawasan dapat menyediakan bisnis suatu keuntungan pasar yang kompetitif dan stabilitas jangka panjang.

Terdapat beberapa pendapat mengenai definisi dari Business Intelligence, diantaranya :

Secara umum Business Intelligence (BI) merupakan sebuah proses untuk melakukan ekstraksi data-data operasional perusahaan dan mengumpulkannya dalam sebuah data warehouse yang selanjutnya diproses menggunakan berbagai analisis statistik dalam proses data mining, sehingga didapat berbagai kecenderungan atau pattern dari data (Choirul, 2006).

Business Intelligence adalah rangkaian aplikasi dan teknologi untuk mengumpulkan, menyimpan, menganalisis, dan menyuguhkan akses data untuk membantu petinggi perusahaan dalam pengambilan keputusan (Stevans, 2008).

Business Intelligence (BI) merupakan representasi dari aplikasi dan teknologi untuk mengumpulkan, menyimpan, menganalisa dan menyediakan akses terhadap data untuk membantu user dalam suatu perusahaan untuk mengambil keputusan yang lebih baik (Nirwasita,2008).

Penerapan BI pada Perusahaan

    PT BANK MANDIRI(PERSERO) Tbk

PT Bank Mandiri (PERSERO) Tbk. ((Indonesia) Bursa Efek Indonesia: Profil Bank Mandiri) adalah bank yang berkantor pusat di Jakarta, dan merupakan bank terbesar di Indonesia dalam hal aset, pinjaman, dan deposit. Bank ini berdiri pada tanggal 2 Oktober 1998 sebagai bagian dari program restrukturisasi perbankan yang dilaksanakan oleh Pemerintah Indonesia. Pada bulan Juli 1999, empat bank milik Pemerintah yaitu, Bank Bumi Daya (BBD), Bank Dagang Negara (BDN), Bank Ekspor Impor Indonesia (Bank Exim), dan Bank Pembangunan Indonesia (Bapindo), digabungkan ke dalam Bank Mandiri.

3.3              Perapan Business Intelligence pada PT BANK MANDIRI(PERSERO)Tbk

Bank Mandiri terus berkomitmen meningkatkan layanan kepada nasabah melalui penguatan infrastruktur teknologi informasi (TI), sehingga dapat mendorong tingkat kepuasan nasabah dalam bertransaksi di Bank Mandiri.

Bank Mandiri dalam pengembangan infrastruktur TI tersebut juga akan mendukung pengembangan bisnis Bank Mandiri pada 2010, antara lain bisnis retail payment untuk meningkatkan penghimpunan dana murah, pengembangan high yield business, peningkatan jasa pelayanan nasabah korporasi dengan memperluas jasa layanan, membangun sinergi antar unit bisnis termasuk kantor wilayah dan unit pendukung secara menyeluruh, serta optimalisasi sinergi dengan anak perusahaan.

Sementara itu, Aliansi Unit Bisnis akan difasilitasi dengan sistem Customer Relationship Management yang terintegrasi dan dilengkapi Business Intelligence untuk meningkatkan pelayanan sesuai dengan kebutuhan nasabah. Bank Mandiri juga mengembangkan piranti Integrated Regulatory Reporting System dan Enterprise Risk Management untuk memastikan tata kelola perusahaan dijalankan dengan baik.

Bank Mandiri adalah salah satu bank terkemuka di Indonesia yang memberikan pelayanan kepada nasabah yang meliputi segmen usaha Corporate, Commercial, Micro & Retail, Consumer Finance dan Treasury & International Banking. Bank Mandiri pada saat ini memiliki anak-anak perusahaan untuk mendukung bisnis utamanya yaitu: Mandiri Sekuritas (jasa dan layanan pasar modal), Bank Syariah Mandiri (perbankan syariah), AXA-Mandiri Financial Services (asuransi jiwa), Bank Sinar Harapan Bali (UMKM) serta Mandiri Tunas Finance (jasa pembiayaan),

Per 30 September 2009, kredit tumbuh 15,7% (Year on Year) atau sebesar Rp 25,5 triliun, yaitu dari Rp 162,8 triliun menjadi Rp 188,3 triliun. Jumlah dana murah meningkat 17,6% atau sebesar Rp 25,4 triliun, yaitu dari Rp 143,8 triliun menjadi Rp 169,1 triliun. Net Interest Margin (NIM) mengalami penurunan dari 5,46% menjadi 5,21%. Cost Efficiency Ratio (CER) membaik dari 43,0% menjadi sebesar 39,0%. Rasio Net NPL terjaga di level 0,85%. Laba bersih mencapai Rp 4,62 triliun, atau tumbuh 16,8% dari pencapaian periode yang sama tahun 2008 yang tercatat sebesar Rp 3,95 triliun.

Komponen Dasar BI

Pada dasarnya komponen BI mencakup gathering, storing, analyzing dan providing access to data. Dan penggunaan Business Intelligence tidak dipungkiri memiliki keamanan yang kurang dan timbul masalah di berbagai perusahaan lain , contohnya :

a. Manager Promosi ingin menganalisis pengaruh tiap jenis media iklan di koran, majalah, dan TV terhadap penjualan produk.

b. Manager HRD dapat menganalisis pengaruh kenaikan gaji terhadap peningkatan produktivitas pekerja di lantai pabrik.

c. Manajer Penjualan ingin mengetahui pengaruh musim dan kepadatan penduduk terhadap penjualan es krim di tiap daerah

DAMPAK POSITIF(KENUNTUNGAN) /VALUE BAGI PT MANDIRI PERSERO Tbk

Dalam penerapannya pun memiliki banyak keuntungan yang sangat banyak bagi pt perbankan khususnya dikarenakan penggunaan nya dan penerapannya menguntungkan nasabah bagi kenyamanan bertransaksi dan mendapatkan feedback dari nasabah kepada Bank Mandiri untuk semakin banyak menabung dan memberikan kenyamanan bagi setiap nasabahnya .

VALUE yang diperoleh  antara lain :

·      Konsolidasi informasi Dengan BI dijalankan di dalam perusahaan, data akan diolah dalam satu platform dan disebarkan dalam bentuk informasi yang berguna (meaningful) ke seluruh organisasi. Dengan ketiadaan information assymmetry, kolaborasi dan konsolidasi di dalam perusahaan dapat diperkuat. Dengan konsolidasi, maka dapat dimungkinkan pembuatan cross-functional dan corporate-wide reports. Meskipun harus diakui, benefit ini juga mampu disediakan oleh software ERP.

·      In-depth reporting Software Business Process Management (BPM) memang mampu memberikan report dan analisis, namun cukup sederhana dan hanya bertolak pada kondisi intern. Sedangkan BI mampu menyediakan informasi untuk isu-isu bisnis yang lebih besar pada level strategis.

·      Customized Graphic User Interface (GUI) Beberapa ERP memang berusaha membuat tampilan GUI yang user friendly, namun BI melangkah lebih jauh dengan menyediakan fasilitas kustomisasi GUI. Sehingga tampilan GUI jauh dari kesan teknis dan memberikan view of business sesuai dengan keinginan masing-masing user.

·      Sedikit masalah teknis karena sifatnya yang user friendly meminimasi kemungkinan operating error dari user, dan BI hanya merupakan software pada layer teratas (information processing) dan bukan business process management.

·      Biaya pengadaan rendah karena BI hanya software yang bekerja pada layer teratas dari pengolahan informasi, harga software-nya tidak semahal ERP. Biaya pengadaannya pun menjadi lebih murah dibandingkan ERP. Apalagi saat ini banyak ditunjang juga oleh produk BI yang open source.

·      Databank BI yang fleksibel membuka kemungkinan untuk berkolaborasi dengan ERP sebagai pemasok databank yang akan diolah menjadi reports dan scorecard, namun BI juga dapat bekerja dari databank yang dibuat terpisah. BI pun menjadi terbuka untuk digunakan oleh analis profesional dan peneliti, yang data olahannya bersifat sekunder.

·      Kecepatan (responsiveness) merupakan sifat BI lain yang tidak dimiliki oleh ERP. Misalnya pada penghitungan service level sebagai salah satu Key Performance Indicator (KPI). Fungsi BI akan memberikan peringatan kepada user sebelum batas bawah dalam service level (lower limit) terlampaui. Akibatnya masalah bisa ditangani sebelum benar-benar muncul ke permukaan. Salah satu contoh pada responsiveness adalah industri kesehatan, penggunaan BI berjasa mencegah penyebaran suatu penyakit/wabah secara luas (outbreak). Nama-nama vendor BI memang masih asing di Indonesia.