Enterprise Resource
Planning (ERP) Definisi dan Implementasinya pada sistem informasi
Sebelum menjelaskan
mengenai ERP ada baiknya kami mengambil rujukan pendapat dari beberapa ahli
khususnya sebagaimana disampaikan oleh Travis Anderegg dan Daniel O’Leary,
berikut :
Travis Anderegg
mendefinisikan ERP sebagai:
ERP adalah perusahaan lebar solusi perangkat lunak bisnis yang lengkap.
Sistem ERP terdiri dari modul perangkat lunak pendukung, seperti: pemasaran dan
penjualan, layanan lapangan, desain produk pengembangan Dan, produksi dan
pengendalian persediaan, pengadaan, distribusi, manajemen fasilitas industri,
desain proses dan pengembangan, manufaktur, kualitas, sumber daya manusia,
keuangan dan akuntansi, dan informasi layanan
Daniel O’Leary
mendefinisikan ERP sebagai:
Sistem ERP adalah berbasis komputer desain sistem untuk memproses transaksi
organisasi dan memfasilitasi terintegrasi dan real-time perencanaan, produksi,
dan respon pelanggan. Dalam sistem ERP tertentu akan dianggap memiliki
karakteristik tertentu.
Adapun definisi lain yang
dapat pula menjadi rujukan adalah sebagaimana ditemukan dalam situs Wikipedia,
yang menyatakan bahwa perencanaan
sumber daya perusahaan (ERP) adalah sistem informasi perusahaan-lebar yang
dirancang untuk mengkoordinasikan semua sumber daya, informasi, dan kegiatan
yang diperlukan untuk menyelesaikan proses bisnis seperti pemenuhan pesanan
atau penagihan
Dari beberapa definisi
ahli dan wikipedia, dapat kiranya disampaikan beberapa kesamaan ide yang
mengarahkan pada satu pemahaman bahwa ERP adalah suatu proses perencanaan yang terintegrasi
dalam suatu organisasi, yang bersifat lintas fungsional, terdiri atas berbagai
fitur dengan tujuan agar dapat merencanakan dan mengelola sumber daya
organisasi dengan lebih efisien dan dapat merespon kebutuhan pelanggan dengan
lebih baik.
ERP diyakini banyak pihak
sebagai jawaban terhadap tantangan dalam persaingan di dunia bisnis semakin
kompleks dimana perusahaan-perusahaan mencoba untuk meningkatkan jumlah
konsumennya dengan melakukan pelayanan yang cepat dan biaya yang murah
dibandingkan dengan kompetitornya. Sebagai suatu jawaban, ERP mewujudkan
kesuksesan sebuah perusahaan dengan cara mengintegrasikan sistem informasi,
peningkatan efisiensi dari sistem informasi untuk menghasilkan manajemen yang
lebih efisien dalam business procesnya. Ketika perusahaan menjadi lebih efisien
akan maka daya saing perusahaanpun menjadi semakin meningkat.
Namun demikian pada
kenyataannya sampai saat ini banyak perusahaan yang belum mengintegrasikan
sistem informasi, dimana dalam prosesnya hanya didukung oleh aktivitas
individual pada fungsi kerja masing-masing. Kondisi ini menyebabkan terjadinya
kesalahpahaman dalam komunikasi data antara fungsi satu dengan fungsi lainnya,
sehingga membutuhkan waktu yang lebih banyak untuk koordinasi dalam penyediaan
data dibandingkan dengan perusahaan-perusahaan yang telah mengintegrasikan
fungsi-fungsinya. Padahal data yang terintegrasikan dengan baik dapat membantu
proses bisnis yang efesien dan memudahkan pengambilan keputusan oleh manajemen
perusahaan. Dengan diterapkan ERP pada suatu perusahaan. Maka fungsi marketing,
fungsi produksi, fungsi logistik, fungsi finance, fungsi sumber daya, fungsi
produksi, dan fungsi lainnya dapat dintegrasikan dengan baik. Dalam hal ini ERP
telah berkembang sebagai alat integrasi, memiliki tujuan untuk mengintegrasikan
semua aplikasi perusahaan ke pusat penyimpanan data dengan mudah diakses oleh
semua bagian yang membutuhkan.
ERP merupakan suatu cara
untuk mengelola sumber daya perusahaan dengan menggunakan teknologi informasi.
Penggunaan ERP yang dilengkapi dengan hardware dan software untuk
mengkoordinasi dan mengintegrasikan data informasi pada setiap area business
processes untuk menghasilkan pengambilan keputusan yang cepat karena
menyediakan analisa dan laporan keuangan yang cepat, laporan penjualan yang on
time, laporan produksi dan inventori. Program ERP sangat membantu perusahaan
yang memiliki bisnis proses yang luas, dengan menggunakan database dan
reporting tools manajemen yang terbagi. Business processes merupakan sekelompok
aktivitas yang memerlukan satu jenis atau lebih input yang akan menghasilkan
sebuah output dimana output ini merupakan value untuk konsumen. Software ERP
mendukung pengoperasian yang efisien dari business processes dengan cara mengintegrasikan
aktivitas-aktivitas dari keseluruhan bisnis termasuk sales, marketing,
manufacturing, logistic, accounting, dan staffing.
Implementasi ERP pada
perusahaan di Indonesia yang mempunyai harapan
untuk mempercepat proses
bisnis, meningkatkan efisiensi, dan meraup pendapatan yang lebih besar. Namun,
pada saat implementasi banyak faktor yang dapat menggagalkan implementasi dan
merupakan masalah yang dihadapi antara lain :
Manajemen tidak menyediakan proyek tim yang
terbaik pada proyek implementasi menyangkut kompetensi anggota tim,
kredibilitas dan kreativitas tim proyek, kepemimpinan tim yang efektif,
komitmen tim, tanggung jawab tim, jumlah tim yang memadai, tanggungjawab yang
tumpang tindih pada tim, pendekatan kerja yang kurang jelas, tujuan yang tidak
dipahami oleh tim proyek.
Manajemen tidak mampu membedakan bahwa
e-business bukanlah sekedar investasi teknologi informasi melainkan perbaikan
proses bisnis atau peningkatan bisnis dengan didukung teknologi informasi.
Akibatnya nilai investasi e-business yang ditanamkan tak bisa kembali, karena
banyak pimpinan perusahaan yang memiliki pengertian bahwa e-business adalah
sekedar investasi teknologi informasi, bukan investasi bisnis yang didukung
teknologi informasi.
Konsep ERP sendiri
mengalami perkembangan yang cukup panjang. Berawal dari dunia industri yang
memulainya dengan Material Resource Planning (MRP), Close-Loop MRP,
Manufacturing Resource Planning, ERP, Extended ERP II.
Implementasi sistem
informasi yang berbasis ERP.
Layak sebuah sistem
informasi, sebagai sebuah proses implementasi ERP dapat dibagi menjadi tiga
fase. Yaitu fase inisiasi, pelaksanaan dan penyelesaian proses. Namun secara
lebih mendetail, fase-fase ini dibagi menjadi fase insiasi, fase evaluasi, fase
negosiasi dan persetujuan, fase modifikasi, fase penyelesaian, dan fase
eksploitasi. Diantara fase-fase ini sangant mungkin terdapat tambahan tahapan
rekayasa proses bisnis dan konversi data.
Sebagaimana dijelaskan
pada bagian awal, tujuan dari implementasi ERP adalah untuk menjalankan bisnis
dengan lebih baik. Oleh Karena itu, implementasi harus dilakukan oleh orang
yang menjalankan bisnis itu sendiri. Bagaimana
implementasi ERP dapat dilakukan dengan baik tentunya membutuhkan beberapa
prasyarat dan kondisi sebagai berikut :
Implementasi ERP merupakan proyek besar
yang mencakup proses pengambilan keputusan dan melibatkan banyak orang di
perusahaan, termasuk manajemen.
Implementasi ERP harus dikerjakan oleh
orang-orang yang terlibat dalam proses bisnis sehingga tanggung jawabnya tidak
dapat diserahkan sepenuhnya kepada vendor. Konsultan atau vendor memang dapat
membantu dalam transfer pengetahuan, namun pelaku bisnis adalah pihak yang paling
mengerti serta memiliki kewenangan dan otoritas untuk mengubah cara dalam
mengerjakan sesuatu.
Implementasi ERP dapat berjalan apabila
melibatkan pihak / orang yang kelak akan mengoperasikan sistem tersebut. Oleh
karenanya tidak dapat dipisahkan antara implementator dengan user. Mereka harus menjadi bagian yang menyatu
dalam sebuah tim.
Implementasi ERP membutuhkan pengorbanan
waktu dari serangkaian pekerjaan rutin yang dilakukan oleh orang yang terlibat
dalam bisnis dan operasional sehari-hari. Proses implementasi memang tidak
dapat dijadikan prioritas utama, tetapi tidak boleh dijadikan prioritas kedua
dibawah prioritas rutin dalam menjalankan bisnis dan operasional. Dalam hal ini
dibutuhkan kerelaan untuk meluangkan waktu.
ERP adalah bukan sekedar suatu sistem
komputer. ERP merupakan ‘people system’ yang dijalankan dengan dukungan
software dan hardware. Sehingga membutuhkan dukungan dan partisipasi dan
manajemen. Dukungan dan keterlibatan manajemen inilah yang sangat menentukan
keberhasilan.
ERP memerlukan serangkaian nilai baru dalam
menjalankan bisnis. Jika perusahaan yang menerapkan ERP tidak mampu mengubah
proses kerja, maka implementasi ERP akan berakibat buruk. Karena aliran data
antar fungsi akan terjadi dengan sangat cepat.
Secara umum, modul yang
tersedia dalam software ERP terbagi atas modul utama yakni Operasi serta modul
pendukung yakni Finansial dan Akunting serta Sumber Daya Manusia:
1. Modul Operasi, terdiri dari :
General Logistics, Sales
and Distribution, Materials Management, Logistics Execution, Quality
Management, Plant Maintenance, Customer Service, Production Planning and
Control, Project System, Environment Management.
2. Modul Financial & Akuntansi, terdiri dari
:
General Accounting,
Financial Accounting, Controlling, Investment Management, Treasury, Enterprise
Controlling.
3. Modul Sumber Daya Manusia, terdiri dari :
Personnel Management,
Personnel Time Management, Payroll, Training and Event Management,
Organizational Management, Travel Management.
Beberapa tips yang dapat
diadopsi dalam rangka implementasi ERP di suatu perusahaan/organisasi, yaitu :
Knowledge & Experience
Knowledge adalah
pengetahuan tentang bagaimana cara sebuah proses seharusnya dilakukan, jika
segala sesuatunya berjalan lancar. Experience adalah pemahaman terhadap
kenyataan tentang bagaimana sebuah proses seharusnya dikerjakan dengan
kemungkinan munculnya permasalahan. Knowledge tanpa experience menyebabkan
orang membuat perencanaan yang terlihat sempurna tetapi kemudian terbukti tidak
bisa diimplementasikan. Experience tanpa knowledge bisa menyebabkan terulangnya
atau terakumulasinya kesalahan dan kekeliruan karena tidak dibekali dengan
pemahaman yg cukup.
2. Selection Methodology
Ada struktur proses
seleksi yang sebaiknya dilakukan untuk memenuhi kebutuhan perusahaan dalam
memilih ERP. Proses seleksi tidak harus selalu rumit agar efektif. Yang penting
organized, focused dan simple. Proses seleksi ini biasanya berkisar antara 5-6
bulan sejak dimulai hingga penandatanganan order pembelian ERP. Berikut ini
adalah akivitas yg sebaiknya dilakukan sebagai bagian dari proses pemilihan
software ERP: analisa strategi bisnis, analisa sumber daya manusia, analisa
infrastruktur dan analisa software.
3. Analisa Business Strategy.
Mencakup beberapa hal
seperti :
Level kompetisi di pasar dan ekspektasi
pelanggan
Keunggulan komparatif yang dimiliki
perusahaan
Strategi bisnis dan objective perusahaan
Proses bisnis eksis dan rencana perubahan
proses bisnis
Prioritas bisnis dan prioritas objective
perusahaan
Target bisnis
4. Analisa People
Mencakup beberapa hal,
seperti :
Komitment manajemen dalam implementasi ERP.
Unit atau orang yang terlibat dalam
implementasi ERP
Komitment orang yang terlibat dalam tim
implementasi ERP
Harapan dan kebutuhan end user dari
implementasi ERP
Penghragaan manajemen terhadap kesuksesan
implementasi ERP
Keterlibatan konsultan dalam implementasi
ERP dari awal hingga akhir.
5. Analisa Infrastruktur
Mencakup beberapa hal,
seperti :
Kelengkapan infrastruktur (overall
networks, permanent office systems, communication system dan auxiliary system)
Ketersediaan anggaran dalam penyediaan
infrastruktur.
Kebutuhan infrastruktur untuk implementasi
ERP
6. Analisa Software
Mencakup beberapa hal,
seperti :
Fleksibilitas software ERP terhadap kondisi
perusahaan.
Daya dukung service dari vendor
Analisa kebutuhan waktu
Implementasi ERP di Indonesia
Sebagian besar perusahaan-perusahaan yang ada di
Indonesia, masih menjalankan proses bisnisnya secara konvensional. Pembukuan
suatu perusahaan dilakukan secara manual, dan walaupun ada penggunaan komputer,
sebatas menggunakan perhitungan excela maupun modul yang berdiri per divisi.
Kepopularitasan ERP di Indonesia dimulai dari penggunaan SAP oleh Astra pada
tahun 1990an. Kepopularitasan ERP di indonesia juga tidak terlepas dari
banyaknya perusahaan asing yang membangun perusahaanya di Indonesia
Produk ERP berkembang menjadi beberapa model, dan
mulai bermunculan variasi modul seperti SRM, QM, CRM dan lain sebagainya, dan
pada tahun 2005 perusahaan mulai merasakan dampak dari IT, apakah suatu IT
dapat memberikan suatu dampak bagi perusahaan atau sebaliknya.
Contoh kasusnya adalah salah satu produsen makanan
cepat saji, PT Belfoods, Bogor, Jawa Barat. Belfoods merupakan salah satu anak
perusahaan dari Group Cipta Kreasi Widya Usaha (CKWU) dan mereka menerapkan ERP
pada Belfoods dengan tujuan untuk membangun sistem informasi yang terintegrasi
dengan semua anak perusahaannya.
Belfoods, sebelum menerapkan ERP, membutuhkan waktu
yang lama untuk mempersiapkan suatu laporan yang dibutuhkan oleh eksekutif
perusahaan. Pada akhirnya data ini menjadi informasi terlambat sehingga
eksekutif terlambat dalam melakukan pengambilan keputusan.
Setelah memilih beberapa vendor dan memikirkan
keuntungan kerugian dari masing-masing vendor, Belfoods akhirnya memilih IBM
yang bekerja sama dengan SAP untuk penerapan ERP pada perusahaannya.
Masalah yang dihadapi oleh Belfoods dalam proses
implementasi ini antara lain yaitu kendala lokasi pabrik yang sering
mendapatkan pemadaman bergilir, sehingga perusahaan harus menyediakan banyak UPS
untuk menjaga kestabilan sistem.
Masalah lainya yaitu, perubahan yang dihadapi karyawan
juga menjadi salah satu masalah yang harus dihadapi. Dalam awal implementasi,
Belfoods masih menjalankan dua sistem, yaitu sistem lama dan ERP. Tetapi lambat
laun, sistem lama ditinggalkan dan murni menjalankan ERP saja. Salah satu
benefit yang dirasakan oleh perusahaan adalah proses pembelian yang semakin
terkendali.
Masalah utama yang banyak dihadapi oleh perusahaan
dalam pemilihan ERP adalah mengenai biaya dari ERP itu sendiri. Harga ERP yang
relative mahal menjadi pertimbangan utama dalam pemilihan paket ERP yang akan
digunakan. Mekipun ada ERP yang open source, namun dalam kenyataannya relative
sulit untuk diimplementasikan.
Paket ERP yang banyak digunakan di Indonesia adalah
Oracle Finance dan SAP R/3. Dimana masing-masing paket memiliki kekurangan dan
kelebihan. SAP R/3 dikenal dengan kelengkapan modul dan integrasinya yang baik.
Selain itu, SAP R/3 juga memiliki kontrol akses yang baik. Sebaliknya, SAP R/3
relatif lebih mahal dibandingkan Oracle Finance dan implemantasinya relative
lebih rumit. SAP R/3 lebih banyak digunakan di Indonesia, sehingga pelatihan
dan pakar di bidang ini cukup mudah ditemukan9. Dalam kenyataannya, beberapa
perusahaan menggunakan gabungan dari keduanya untuk menjalankan proses bisnis
perusahaan. Selain dua paket ERP diatas, Microsoft Axapta juga cukup banyak
digunakan, karena selisih harga yang cukup banyak dari SAP R/3 maupun Oracle.
Beberapa kasus implementasi ERP yang ditemui di
Indonesia, meskipun perusahaan telah berhati-hati pada saat menentukan vendor
yang akan dipilih, pelaksanaan implementasi ERP masih menemui banyak kendala.
Kendala tersebut terutama dikarenakan ketidaksesuaian
modul ERP dengan bisnis proses perusahaan. Terutama di setiap perusahaan
Indonesia yang memiliki kebutuhan sistem yang relative rumit dan sangat unik.
Misalnya kebutuhan perusahaan akan pencatatan transaksi dengan valas,
perhitungan pajak jual beli, promo penjualan yang beraneka ragam dan lain
sebagainya.
Kebutuhan akan customize pada paket ERP yang tidak
benar-benar dikuasai oleh vendor, menyebabkan hasil implementasi tidak sesuai
dengan kebutuhan perusahaan, baik karyawan maupun top management. Oleh karena
itu, dalam tahap perubahan sistem perusahaan ke ERP, sebaiknya perusahaan
mencari pendapat dari pihak ketiga, misalnya praktisi atau konsultan IT yang
bersifat independen, untuk menghindari conflict of interest antara vendor dan
perusahaan.
Masalah lainnya yang sering terjadi adalah kebiasaan
orang Indonesia yang malas mendokumentasikan apa saja yang sudah dilakukan. Hal
ini menyebabkan melekatnya informasi pada beberapa orang saja, dan ketika orang
itu pergi, informasi penting pergi bersama dia. Demikian juga dengan kontrak,
sebaiknya kontrak dengan vendor dibuat sedetail mungkin, untuk menghindari
masalah di kemudian hari. Hal-hal yang harus dipersiapkan untuk perubahan
sistem ke ERP juga harus dibahas, misalnya bagaimana dengan pemindahaan data
dari sistem lama ke ERP, pengaturan data dari berbagai DBMS yang sebelumnya
digunakan, waktu pelaksanaan, penalty jika terjadi keterlambatan, baik dari
perusahaan dan vendor, dan lain sebagainya.
Vendor yang menyediakan paket ERP di Indonesia antara
lain adalah IFS, PT Krakatau Information Technology, PT Abas Information
System, PT Aksesa Sistimindo Pratama, PT Mincom Indoservices, Global Business
Solution, dan lain sebagainya. Sedangkan perusahaan yang telah mengimplementasikan
ERP antara lain adalah Olympic Group, PP London Sumatra, Tbk, Jakarta
International Container Terminal, Petrokimia Gresik, SOHO Group, PT PAL, PT
Pupuk Sriwidjaya, Bukit Muria Jaya, Sumi Rubber Indonesia, dan perusahaan
lainnya.
Pada akhirnya, tidak semua perusahaan membutuhkan ERP
pada pelaksanaan proses bisnisnya. Perusahaan bisa membeli paket ERP secara
lengkap, per modul atau membangun sistemnya sendiri, sesuai dengan
kebutuhannya, tergantung pada skala kompleksitas bisnis perusahaan, disesuaikan
dengan dana yang tersedia, personel yang siap menghadapi perubahan yang akan
terjadi dengan adanya sistem baru, dan yang paling penting, dukungan dari semua
pihak dalam perusahaan.
Kesimpulan dan Saran:
Kesimpulan:
Hal yang dapat disimpulkan dari pembahasan
implementasi ERP adalah:
– Perusahaan
akan mendapatkan keuntungan dalam segi waktu, biaya dan sumberdaya apabila
sistem erp diimplementasikan dengan baik dan benar
– Tidak semua perusahaan cocok untuk menerapkan sistem
ERP dikarenakan suatu proses bisnis perusahaan memiliki sifat yang unik
– Kegagalan dari penerapan sistem ERP dikarenakan
kurangnya dukungan dari top management terhadap tim IT
– Masalah utama yang banyak dihadapi oleh perusahaan dalam
pemilihan ERP yaitu mengenai biaya ERP yang relative mahal
Saran:
-Untuk membangun sebuah sistem ERP yang baik khususnya
untuk perusahaan-perusahaan yang ada di Indonesia, diperlukankannya kerjasama
yang baik antara top management, tim IT dan juga karyawannya. Harus ada
kesadaran dari pihak-pihak yang bersangkutan untuk membangun sistem ERP
tersebut dengan baik agar perusahaan mendapatkan keuntungan dari penerapan
sistem ERP tersebut.
Sumber
– Heryanto,
D. (2009) ERP dan Penerapannya [Online] Available at:
http://community.gunadarma.ac.id/blog/view/id_1092/title_erp-dan-penerapannya/
– IBM (n.d)
IBM Membantu Implementasi ERP di Belfoods [Online]. Available at:
http://www-07.ibm.com/shared_downloads/express/belfood.pdf
– Andreas
(2007) Dua Tahun Ribet Bersama Implementasi ERP Axapta [Online]. Available at:
http://agorsiloku.wordpress.com/2007/11/25/dua-tahun-ribet-bersama-implementasi-erp-axapta-1/
–
Endonesia.com (2009) ERP dan SCM [Online]. Available at:
http://www.endonesia.com/mod.php?mod=katalog&op=viewlink&cid=85
– IFS (n.d)
IFS Indonesia [Online]. Available at:
http://www.ifsworld.com/id/news_events/our_customers/default.asp#
– INTACS
(2008) Faktor-Faktor Kesuksesan Implementasi ERP [Online] Available at:
http://intacsindo.com/art-2.html
– Lutchen,
Mark D. (2004) Managing IT as a Business. John Wiley & Sons, Inc.
– Riswanto
& Sukriana, Y. (2008) Menimbang Urgensi Implementasi ERP [Online].
Available at: http://www.ubb.ac.id/menulengkap.php?judul=Menimbang%20Urgensi%20Implementasi%20ERP&&nomorurut_artikel=108
– Wikipedia
(2009) Perencanaan Sumber Daya Perusahaan [Online]. Available at:
http://id.wikipedia.org/wiki/Perencanaan_sumber_daya_perusahaan
0 comments:
Post a Comment