Pengertian ERP (Enterprise Resource Planning)
Perencanaan sumber daya perusahaan, atau sering disingkat
ERP dari istilah bahasa Inggris-nya Enterprise Resource Planning, adalah
sistem informasi yang diperuntukkan bagi perusahan manufaktur maupun jasa yang berperan
mengintegrasikan dan mengotomasikan proses bisnis yang berhubungan dengan aspek
operasi, produksi maupun distribusi di perusahaan bersangkutan (Wikipedia,
2010).
Enterprise Resource Planning merupakan sebuah teknologi sistem informasi yang terintegrasi
dan digunakan oleh manufaktur kelas dunia dalam meningkatkan kinerja
perusahaan. ERP adalah suatu sistem, baik sebagai suatu sistem perencanaan
,maupun sebagai sistem informasi (Indrajit dan Permono, 2005).
Menurut O’Leary, ‘ERP systems are computer based systems
designed to process an organization’s transactions and facilitate integrated
and real-time planning ,production, and customer response. In particular ERP
systems will be assumed to have certain characteristic’ (Indrajit dan
Permono, 2005).
Berdasarkan gambar.1, ERP (Enterprise resource Planning)
adalah perkembangan lebih lanjut dari MRP, closed-loop MRP dan MRP. Dari
namanya dapat disimpulkan bahwa ERP cakupannya lebih luas dari MRP II.
Kedua-duanya menyangkut perencanaan. MRP II adalah perencanaan yang sudah lebih
luas dari pendahulunya, yaitu MRP, karena mengintegrasikan perencanaan material
dengan perencanaan lain seperti perencanaan bisnis, perencanaan penjualan,
perencanaan produksi dan perencanaan keuangan.Namun MRP II sebagaimana namanya
yaitu Manufacture Resouce Planning, masih terfokus dengan perencanaan
yang langsung berkaitan dengan manufaktur, sedangkan ERP (EnterpriseRresoruce
Planning) juga masih mengenai perencanaan, tetapi mencakup hal yang lebih
luas lagi tidak hanya bersangkutan langsung dengan manufaktur, tetapi mencakup
seluruh perusahaan.
Konsep Dasar Enterprise Resource
Planning (ERP)
Berikut ini adalah konsep dasar tentang Enterprise Resource
Planning (ERP), antara lain:
Perencanaan
sumber daya perusahaan, atau sering disingkat ERP dari istilah bahasa
Inggrisnya, enterprise resource planning, adalah sistem
informasi yang diperuntukkan bagi
perusahan manufaktur maupun jasa yang berperan mengintegrasikan
dan mengotomasikan proses bisnis yang berhubungan dengan aspek
operasi, produksi maupun distribusi di perusahaan
bersangkutan
ERP
sering disebut sebagai Back Office System yang mengindikasikan bahwa
pelanggan dan publik secara umum tidak dilibatkan dalam sistem ini.
Berbeda dengan Front Office System yang langsung berurusan dengan
pelanggan seperti sistem untuk e-Commerce, Customer Relationship
Management (CRM), e-Government dan lain-lain
Keuntungan dari implementasi ERP antara lain:
Integrasi
data keuangan. Oleh karena semua data disimpan secara terpusat, maka para
eksekutif perusahaan memperoleh data yang up-to-date dan dapat mengatur
keuangan perusahaan dengan lebih baik. Standarisasi Proses Operasi. ERP menerapkan sistem yang standar, dimana semua divisi akan menggunakan sistem dengan cara yang sama. Dengan demikian, operasional perusahaan akan berjalan dengan lebih efisien dan efektif.
Standarisasi Data dan Informasi. Database terpusat yang diterapkan pada ERP, membentuk data yang standar, sehingga informasi dapat diperoleh dengan mudah dan fleksibel untuk semua divisi yang ada dalam perusahaan.
Keuntungan diatas adalah keuntungan yang dapat dirasakan
namun tidak dapat diukur. Keberhasilan implementasi ERP dapat dilihat dengan
mengukur tingkat Return on Investment (ROI), dan komponen lainnya,
seperti:
Pengurangan
lead-time Peningkatan kontrol keuangan
Penurunan inventori
Penurunan tenaga kerja secara total
Peningkatan service level
Peningkatan sales
Peningkatan kepuasan dan loyalitas konsumen
Peningkatan market share perusahaan
Pengiriman tepat waktu
Kinerja pemasok yang lebih baik
Peningkatan fleksibilitas
Penggunaan sumber daya yang lebih baik
Kerugian dan Kelemahan
Enterprise Resource Planning (ERP)
Kerugian yang mungkin terjadi ketika salah menerapkan ERP
antara lain adalah:
Strategi operasi tidak sejalan dengan business process design dan pengembangannya
Waktu dan biaya implementasi yang melebihi anggaran
Karyawan tidak siap untuk menerima dan beroperasi dengan sistem yang baru
Persiapan implementation tidak dilakukan dengan baik
Berkurangnya fleksibilitas sistem setelah menerapkan ERP
Beberapa kelemahan ERP juga perlu diperhatikan.
Kelemahan-kelemahan dari ERP adalah sebagai berikut (Jogiyanto, 2003) :
Implementasi ERP sangat sulit karena penerapannya yang terintegrasi dan organisasi harus merubah cara mereka berbisnis. Kesulitan penerapan ERP ditambah dengan adanya resistance to change dari personil yang terkena imbasnya akibat perubahan proses dari bisnis.
Biaya implementasi ERP yang sangat mahal
Organisasi hanya memikirkan manfaat yang besar dari penerapan ERP tetapi tidak mempersiapkan personilnya untuk berubah
Permasalahan lainnya adalah pada personil yang tiba-tiba dibebani dengan tanggung jawab yang lebih besar dengan kesiapan yang kurang baik mental maupun keahliannya.
IMPLEMENTASI ERP PADA PT. SEMEN
GRESIK
Semen Gresik adalah perusahaan bergerak di industri semen,
yang didirikan sejak tahun 1957. Pada bulan Juni tahun 2001, ERP mulai
diaplikasikan untuk mendukung bisnis proses yang ada di Semen Gresik dengan
penerapan pertama kali dilakukan di bagian finansial. Dengan berjalannya waktu,
implementasi dilakukan di bagian penjualan dan kemudian di bagian
manufakturing.
Ada beberapa hal yang melatar belakangi Semen Gresik untuk
mengimplementasikan ERP (Garside, 2004), yaitu :
Kebutuhan ‘Back Bone System’ yang kuat dan mampu memberikan
informasi yang relevan dan tepat waktu.
Kebutuhan integrasi sistem informasi Semen Gresik Group
(SSG) guna mendapatkan sinergi yang lebih optimal. Faktor-faktor yang mendorong
adanya kebutuhan integrasi tersebut diantaranya adalah :
Bergabungnya Semen Tonasa dan Padang sebagai subsidiary
Semen Gresik (distributor) Semen Gresik tersebar di wilayah Jawa-Bali sehingga
membutuhkan sistem tersentralisasi untuk pengiriman ordernya agar order dapat
segera diproses dan dipenuhi.
Jaringan distribusi Semen Gresik memiliki dua pabrik, dua
puluh tiga gudang penyangga, seratus dua puluh distributor dan empat puluh
Ekspeditur. Order dari distributor dapat dipenuhi dari pabrik maupun gudang
penyangga sehingga perlu sistem informasi yang terintegrasi diantara pabrik,
gudang dan distributor.
Jaringan pengiriman semen sangat kompleks dan melibatkan
Ekspeditur untuk menyelenggarakan jasa transportasi di Semen Gresik,
menyebabkan kebutuhan untuk mengintegrasikan informasi-informasi yang
berkaitan dengan pengiriman barang terutama dengan pihak Ekspeditur.
Semen Gresik sebenarnya telah menggunakan aplikasi buatan
sendiri (in-house development) berbasis program Foxbase dan database Sybase
sejak 1989. Sayangnya, aplikasi-aplikasi yang digunakan hanya untuk menunjang
operasional bisnis di tingkat departemen/bagian, dan belum terintegrasi antara
satu dan lainnya.Dalam perjalanannya, sistem tersebut tidak bisa mengakomodasi
kebutuhan perusahaan — khususnya para user — yang dari waktu ke waktu terus
berkembang.Jadi, perkembangannya di-drive oleh para user.Dan dalam praktiknya,
tenaga TI memang bisa mengembangkan sesuai kebutuhan mereka.Karena itu,
manajemen PT. Semen Gresik akhirnya memutuskan mencari solusi baru yang lebih
powerful dan bisa terintegrasi dari hulu ke hilir.Manajemen Grup Semen Gresik
sangat berkeinginan memiliki sistem informasi yang bisa dipakai untuk menunjang
aspek operasional, taktis bahkan strategis. Sistem itu juga harus mampu
menciptakan kemudahan, kecepatan dan kenyamanan bagi mata rantai bisnis di
lingkungan perusahaan: pemasok, pelanggan, tiap departemen dan unit-unit di
lingkungan Grup Semen Gresik, serta stakeholder lainnya. Untuk merealisasikannya,
pada Oktober 2000 dibentuklah Tim Proyek Sistem Informasi Grup Semen Gresik.
Istilah Business Intelligence (BI) pertama kali didengungkan pada tahun 1958
oleh seorang peneliti dari IBM yang bernama Hans Peter Luhn. Beliau
mendefinisikan istilah intelligence sebagai “Kemampuan dalam mengerti dan
memahami suatu hubungan timbal balik antara fakta-fakta yang disajikan
sedemikian rupa menjadi suatu landasan dalam bertindak untuk mencapai tujuan
yang dikehendaki”.Pada tahun 1989 dalam sebuah artikel terbitan Gartner, Howard Dresner menggunakan istilah Business Intelligence (BI) . Dia menggambarkan istilah tersebut sebagai seperangkat konsep dan metode yang berguna untuk meningkatkan kemampuan pembuatan keputusan dengan bantuan sistem yang berbasiskan fakta atau realita yang terjadi.
Menurut Nadia Branon, Business Intelligence merupakan kategori yang umum digunakan untuk aplikasi dan teknologi untuk mengumpulkan, menyimpan, menganalisa, dan menyediakan akses pada data agar dapat membantu pengguna dari kalangan perusahaan agar dapat mengambil keputusan dengan lebih baik dan tepat.
Kegunaan BI
Perusahaan menggunakan BI untuk memperoleh lebih dalam lagi mengenai segala informasi yang berhubungan dengan kinerja bisnis. Hal ini digunakan untuk memahami, meningkatkan kinerja, penganggaran biaya yang lebih efisien dan mengidentifikasi peluang bisnis baru. Beberapa hal kegunaan BI, antara lain:
Analisa dalam perilaku konsumen, pola pembelian dan trend penjualan
Mengukur, melacak dan memprediksi penjualan dan kinerja keuangan
Penganggaran, perencanaan keuangan dan peramalan
Mengetahui kinerja kegiatan pemasaran
Optimalisasi proses dan kinerja operasional
Meningkatkan efektifitas pengiriman dan pasokan
Analisa CRM (Customer Relationship Management)
Analisa Resiko
Analisa nilai strategis
Analisa social media
Komponen Dasar BI
Pada dasarnya komponen BI mencakup, gathering, storing, analysing dan
providing access to data.Data Warehouse di dalam pengertian BI
Banyak aplikasi BI menggunakan data yang berasal dari data warehouse ataupun data mart, namun sebenarnya tidak semua data warehouse digunakan untuk BI dan begitu juga sebaliknya, tidak semua aplikasi BI membutuhkan data warehouse. Kenapa begitu? hal ini tentunya terjadi karena adanya kebutuhan-kebutuhan yang berbeda dan lebih spesifik. Ada beberapa project saya yang menggabungkan antara data warehouse, data transaksi bahkan ada juga dengan social media.Untuk membedakan hal ini, Forrester Research mendefinisikan BI dengan dua cara:
Dalam pengertian yang luas: BI adalah suatu seperangkat metodologi, proses, arsitektur dan teknologi yang mengubah data mentah menjadi informasi yang lebih bermakna dan berguna yang digunakan dalam pengambilan keputusan, strategik, taktis, dan operasional yang lebih efektif.
Secara lebih spesifik lagi, BI adalah: mengacu pada bagian paling atas/akhir dari arsitektur BI yaitu pelaporan, analisa dan dashboard.
Business Intelligence Bukan Hanya Sekedar Perangkat Lunak dan Teknologi
Istilah business intelligence seringkali digunakan sebagai istilah yang hanya menggambarkan sebuah perangkat lunak yang digunakan untuk menganalisa data-data di perusahaan. Dalam pola pikir teknikal, istilah ini juga sering dikaitkan dengan data mining, OLAP, query dan pelaporan. Pada kenyataannya juga bahwa keberadaan BI dalam suatu perusahaan hanya terletak pada divisi IT saja, karena berhubungan dengan perangkat lunak. Hal ini yang sebenarnya perlu diwaspadai.Keberadaan BI dalam suatu perusahaan haruslah diawali dari pelaku bisnis itu sendiri karena merekalah yang lebih mengetahui informasi dan analisa apa-apa saja yang dibutuhkan dalam rangka meningkatkan kinerja bisnis dan mereka jugalah yang membutuhkan BI. Disinilah nilai BI bisa menjadi besar dan berguna bagi perusahaan. Pelaku bisnis mulai dari eksekutif, manajemen bahkan sampai ke operasional harus berperan aktif juga dalam penerapan BI dan divisi IT harus bisa berkolaborasi dalam hal penyiapan data-data dan arsitektur sistem. Terlepas dari perangkat lunak apa yang digunakan. Bagaimana bisa di sebut business intelligence jika kita tidak bisa menghadirkan analisa yang dibutuhkan oleh para pelaku bisnis? Bukan hanya sekedar suatu pelaporan atau analisa saja tapi BI diharapkan dapat menjadi alat bantu utama bagi pelaku bisnis dalam meningkatkan kinerja bisnis, tentunya kebutuhan ini dalam tiap masa akan selalu berubah mengikuti perkembangan bisnis itu sendiri.
Sumber
0 comments:
Post a Comment