Enterprise Resource Planning (ERP)
Enterprise Resource Planning (ERP) atau dalam Bahasa Indonesia disebut sebagai Perencanaan Sumber Daya Perusahaan merupakan sebuah software kategori bisnis manajemen yang ditujukan untuk proses manajemen inventarisasi dan kontrol pada perusahaan, perencanaan distribusi barang, proses produksi barang, keuangan, pemesanan, dan sejumlah aktifitas lainnya terkait dengan barang di dalam industri atau perusahaan yang dilakukan secara digital. Berikut adalah beberapa perngertian ERP menurut para ahli :
1. Menurut Daniel E. O' Learry dalam bukunya Enterprise Resource Planning System (Systems, Life Cycle, Electronic Commerce and Risk), ERP adalah paket software powerfull yang memungkinkan perusahaan mengintegrasikan berbagai fungsi yang terpisah.
2. Menurut James Hall dalam bukunya Accounting Information Systems (Buku 1, Edisi 13, Halaman 45), ERP adalah model sistem informasi yang memungkinkan perusahaan mengotomatiskan dan mengintegritaskan berbagai proses bisnis utamanya.
3. Menurut Ellen Monk dan Bret Wagner dalam bukunya Concepts in Enterprise Resource Planning (Edisi ke 3, Halaman 1), program ERP adalah core software yang digunakan perusahaan untuk mengkoordinasi informasi pada setiap area bisnis. Program ERP membantu untuk mengelola proses bisnis perusahaan secara luas menggunakan satu database dan satu sistem pelaporan manajemen.
Untuk sejarahnya sendiri ERP ini berkembang dari Manufacturing Resource Planning (MRP II) yang pernah dikembangkan sebelumnya. Sistem ERP secara modular biasanya menangani proses manufaktur, logistik, distribusi, persediaan, pengapalan, invoice, dan akuntansi perusahaan. Ini berarti bahwa sistem ini nanti akan membantu mengontrol aktifitas bisnis seperti penjualan, pengiriman , produksi, manajemen persediaan, manajemen kualitas, dan sumber daya manusia. ERP ini juga biasa disebut sebagai Back Office System yang mengindikasikan bahwa pelanggan dan publik secara umum tidak dilibatkan dalam sistem ini. Berbeda dengan Front Office System yang langsung berurusan dengan pelanggan seperti sistem untuk e-Commerce, Customer Relationship Management (CRM), e-Government dll. Secara modular, secara modular software ERP terbagi atas modul utama yaitu Modul Operasi, serta modul pendukung lainnya yaitu Modul Finansial dan Akuntansi dan Modul Sumber Daya Manusia.
Keuntungan dari penggunaan ERP :
1. Integrasi antara area fungsional yang berbeda untuk meyakinkan komunikasi, produktifitas, dan efisiensi yang tepat.
2. Rancangan perekayasaan.
3. Pelacakan pemesanan dari penerimaan sampai fulfillment.
4. Mengatur saling ketergantungan dari proses penagihan material yang kompleks.
5. Pelacakan 3 cara yang bersesuaian antara pemesanan pembelian, penerimaan inventory, dan pembiayaan.
6. Akuntansi untuk keseluruhan tugas (melacak pemasukan, biaya, dan keuntungan pada level inti)
Kelemahan dari ERP :
1. Terbatasnya kustomisasi dari perangkat lunak ERP.
2. Sistem ERP sangat mahal.
3. Perekayasaan kembali proses bisnis untuk menyesuaikan dengan standar industri yang telah dideskripsikan oleh sistem ERP.
4. ERP sering terlihat terlalu sulit untuk beradaptasi dengan alur kerja dan proses bisnis tertentu dalam beberapa organisasi.
5. Sistem dapat terlalu kompleks jika dibandingkan dengan kebutuhan pelanggan.
6. Data dalam sistem ERP berada dalam satu tempat, contohnya, pelanggan, data, keuangan. Hal ini dapat meningkatkan resiko kehilangan informasi sensitif, jika terdapat pembobolan sitem keamanan.
Contoh penerapan ERP pada PT. KAI
PT. Kereta Api Indonesia telah resmi mengimplementasikan penggunaan ERP. Sistem ERP yang digunakan oleh PT. KAI ini adalah software SAP. Program SAP ini implementasinya dimulai pada tanggal 1 Juni 2010, dari hal teknis hingga yang terkait masalah sumber daya manusia untuk mengoperasikan program. Tujuan dari penggunaan nya ini yaitu dengan adanya SAP ERP, akan menciptakan sebuah platform tunggal yang terinterkoneksi dengan keuangan, sumber daya manusia, dan kegiatan operasional PT. KAI lainnya. Selain itu, SAP ERP juga bisa berguna untuk menentukan apakah sebuah rute yang dilalui oleh kereta api bisa ditambah frekuensinya atau bahkan bisa dihapuskan. Solusi SAP yang digunakan oleh PT. KAI adalah MySAP CRM (Customer Resource Management), sebuah strategi bisnis yang berbasis konsumen. Mereka juga mengadopsi 2 jenis modul SAP, yaitu :
1. FI (Finance) : Mengurus segala hal yang berkaitan dengan perusahaan
2. HR (Human Resource) : yang berguna untuk mengurus segala hal yang berkaitan dengan karyawan seperti penggajian, manajemen waktu, dan manajemen personalia.
Berikut penggunaan SAP ERP yang dilakukan oleh PT KAI :
1. PT. KAI mengganti sistem pemsanan tiket perjalanan KA yang dilakukan secara bertahap mulai awal November 2011 dan telah dioperasikan penuh pada 1 Januari 2012.
2. Sistem online ticketing diganti dengan sistem baru yang berbasis web dengan nama Rail Ticketing System. Proses migrasi atau perpindahan ini dilakukan secara bertahap dan dioperasikan penuh pada 1 Januari 2012.
3. Pemesanan tiket, selain dipesan melalui stasiun, juga dapat melalui layanan PT. Pos Indonesia, Contact Center 121, drive thru, vending machine, mobile phone, mobile ticketing, agen, Indomaret, City Terminal Online System (Citos) dan internet.
4. PT. KAI menggunakan sistem tiket tradisional yang dikembangkan oleh internal PT. KAI yang kurang dapat mengakomodasi kebutuhan bisnis angkutan penumpang kereta api di masa depan.
Proyek Rail Ticketing System (RTS) yang telah dijalankan oleh PT. KAI memiliki beberapa tujuan, antara lain :
1. Memberikan layanan tambahan kepada customer dengan memperbanyak channel dan memberikan pilian opsi mode pembayaran.
2. Optimalisasi penjualan tiket penumpang dengan adanya kemudahan manajemen tarif.
3. Mempermudah aksesibilitas data yang terintegrasi dan real time untuk mendukung keputusan manajemen.
4. Meningkatkan efektifitas dan efisiensi dalam pengelolaan sistem Ticketing.
5. Mengakomodir kebutuhan pengembangan sistem ticketing saat ini dan di masa yang akan datang.
Business Intellingent
Pengertian Business Intelligence
Menurut Nadia Branon, Business Intelligence merupakan
kategori yang umum digunakan untuk aplikasi dan teknologi untuk mengumpulkan,
menyimpan, menganalisa, dan menyediakan akses pada data agar dapat membantu
pengguna dari kalangan perusahaan agar dapat mengambil keputusan dengan lebih
baik dan tepat.
Secara ringkas Business Intelligence dapat diartikan sebagai
pengetahuan yang didapat dari hasil analisis data yang diperoleh dari kegiatan
(usaha) suatu organisasi. Business Intelligence biasanya dikaitkan dengan upaya
untuk memaksimalkan kinerja suatu organisasi. Business intelligent system
merupakan istilah yang umumnya digunakan untuk jenis aplikasi maupun teknologi
yang digunakan untuk membantu kegiatan businnes intelligence, seperti
mengumpulkan data, menyediakan akses serta menagnalisis data dan informasi
mengenai kinerja perusahaan.
Sejarah Business Intelligence
Istilah Business Intelligence (BI) pertama kali didengungkan
pada tahun 1958 oleh seorang peneliti dari IBM yang bernama Hans Peter Luhn.
Beliau mendefinisikan istilah intelligence sebagai “Kemampuan dalam mengerti
dan memahami suatu hubungan timbal balik antara fakta-fakta yang disajikan
sedemikian rupa menjadi suatu landasan dalam bertindak untuk mencapai tujuan
yang dikehendaki”. Business Intelligence seperti yang kita ketahui pada saat
ini bisa dikatakan sebagai hasil evolusi dari Decision Support System (DSS)
yang dimulai sekitar tahun 1960 dan berkembang sampai tahun 1980an. Sekitar
tahun 1980an mulai dari DSS, EIS (Executive Information System), data
warehouse, OLAP dan Business Intelligence mulai menjadi perhatian dan menjadi
suatu kesatuan system. Pada tahun 1989 dalam sebuah artikel terbitan Gartner,
Howard Dresner menggunakan istilah Business Intelligence (BI) . Dia
menggambarkan istilah tersebut sebagai seperangkat konsep dan metode yang
berguna untuk meningkatkan kemampuan pembuatan keputusan dengan bantuan sistem
yang berbasiskan fakta atau realita yang terjadi.
Kegunaan Business Intelligence
Perusahaan menggunakan Business Intelligence untuk memahami,
meningkatkan kinerja, penganggaran biaya yang lebih efisien dan
mengidentifikasi peluang bisnis baru. Beberapa hal kegunaan Business
Intelligence, antara lain :
1. Analisa dalam perilaku konsumen, pola pembelian dan trend
penjualan
2· Mengukur, melacak dan memprediksi penjualan dan kinerja
keuangan
3· Penganggaran, perencanaan keuangan dan peramalan
4· Mengetahui kinerja kegiatan pemasaran
5· Optimalisasi proses dan kinerja operasional
6· Meningkatkan efektifitaspengiriman dan pasokan
7· Analisa CRM (Customer Relationship Management)
8· Analisa Resiko
9· Analisa nilai strategis
10·Analisa social media
Jika pada lembaga bisnis (profit organization) Business
Intelligence dimanfaatkan untuk meningkatkan kinerja melalui pemilihan strategi
bisnis yang tepat, maka pada lembaga pemerintahan (non-profit organization)
business intelligence dapat digunakan untuk meningkatkan kinerja perusahaan
melalui peningkatan efisiensi pelaksanaan kerja sehingga pada akhirnya akan
tercipta perbaikan layanan pada masyarakat serta pengelolaan anggaran yang
tepat. Business Intelligence juga dapat membantu suatu perusahaan dalam
menganalisis perubahan trend yang terjadi sehingga akan membantu perusahaan
menentukan strategi yang diperlukan dalam mengantisipasi perubahan trend
tersebut.
Penerapan Business Intelligent pada aplikasi Partner Relationship Management di PT. Indosat
Partner Relationship Management (PRM), yaitu suatu istilah
dalam bisnis yang digunakan untuk menjelaskan mengenai strategi dan metodologi
untuk meningkatkan hubungan dan komunikasi antara perusahaan dengan mitra
bisnis/partner perusahaannya. PRM (Partner Relationship Management) bertujuan
mendapatkan dan memelihara para mitra untuk meningkatkan penjualan dan
ditribusi produk. Partner Relationship Management (PRM) merupakan aplikasi
perangkat lunak berbasis web solusi untuk memperbaiki proses untuk mencapai
pelanggan melalui penjualan langsung dan distribusi. Aplikasi PRM
mengotomatisasi siklus hidup manajemen pendistribusian dan mengkoordinasikan
pertukaran informasi antara penjualan, pemasaran dan organisasi layanan. Selain
tentang relationship, PRM mencakup tentang memahami kebutuhan mitra bisnis
seseorang dan memuaskan kebutuhan tersebut untuk yang terbaik dari kemampuan
seseorang sambil membangun kepercayaan antara dua pihak. oleh karena itu, PRM
jauh lebih kompleks tidak sekedar mengumpulkan data. Partner Relationship
Management (PRM) di Indosat bermanfaat a) Memperluas pendapatan dan peluang
pasar baru dengan membangun saluran mitra dinamis. b) Memberikan visibilitas
real-time ke dalam hari-hari aktivitas pemasaran dan penjualan untuk pelacakan
yang lebih baik dan lebih pendek siklus penjualan. c) Meningkatkan hubungan
antar Indosat dan rekanannya dengan memberdayakan rekanannya untuk berkembang
di channel anda. d) Kontrol arus informasi dan komunikasi melalui setiap fase
dari penjualan rekanan dan proses pemasaran. e) Menyatukan kegiatan Indosat dan
rekannya dan manajemen order dalam satu aplikasi.
Seperti dijelaskan sebelumnya bahwa Secara umum Business
Intelligence (BI) merupakan sebuah proses untuk melakukan ekstraksi data-data
operasional perusahaan dan mengumpulkannya dalam sebuah data warehouse.
Selanjutnya data di data warehouse diproses menggunakan berbagai analisis
statistik dalam proses data mining, sehingga didapat berbagai kecenderungan
atau pattern dari data. Hasil penyederhanaan dan peringkasan ini disajikan
kepada end user yang biasanya merupakan pengambil keputusan bisnis. Dengan
demikian manajemen dapat mengambil keputusan berdasarkan fakta-fakta aktual.
Begitu juga dengan Partner Relationship Management (PRM),
setelah mengumpulkan dan memasukkan data mitra, distributor dan outlet, PRM
mempunyai fitur seperti pendaftaran IOC, laporan kunjungan canvasser ke outlet,
info member, penjualan starter pack (perdana) yang sell in dan sell out,
transaksi penjualan pulsa Indosat, dan perbandingan penjualan starter pack
antar provider. material produk (matpro), point atau reward, jumlah populasi
outlet tiap bulan, memonitor wilayah penjualan produk Indosat, mengelompokkan
outlet-outlet menjadi suatu community, mengetahui jumlah penjualan produk
Indosat secara terstruktur. Dengan demikian PRM merupakan aplikasi management
yang sangat penting di PT. Indosat (Tbk) , karena dengan adanya aplikasi
tersebut dapat membantu kerja clusster officer (co) sedangkan hasil dari data
tersebut dapat di pergunakan sales area manager dalam mengambil sebuah
keputusan bisnis.
Penerapan BI pada aplikasi PRM terlihat pada pengukuran
kinerja canvasser, penjualan produk di outlet dan distributor, perbandingan
starpeck antar provider, monitoring wilayah penjualan produk, dealer
performance. Kekurangan dari aplikasi PRM di PT. Indosat Tbk adalah informasi
BI masih berupa data table dan belum berupa dasbard yang dapat berfungsi
memberikan metrik (ukuran-ukuran) yang menentukan performa perusahaan. Dengan
dasbaord BI mampu memberikan informasi kondisi internal dan memberikan
sinyal-sinyal untuk mendukung pengambilan keputusan yang tepat dengan lebih
cepat. Pada prakteknya, BI akan berfungsi sebagai analis, penghitung scorecard,
sekaligus memberikan rekomendasi pada user terhadap tindakan yang sebaiknya
diambil. Dengan menjalankan fungsi dashboard, user BI akan mengenali potensi
ketidakberesan pada perusahaan sekaligus dengan penyebabnya sebelum hal
tersebut berkembang menjadi masalah yang besar. BI akan berfungsi memberikan
advance alarm, memberikan informasi trend dan melakukan benchmark.
Sumber :
0 comments:
Post a Comment