( TM3-STI ( D1041151014_Yayang Sari ) )

ERP ( Enterprise Resource Planing ) dan Business Intelligence

A.    ERP ( Enterprise Resource Planing )

                       Definisi ERP

Perencanaan sumber daya perusahaan, atau sering disingkat ERP dari istilah bahasa Inggris-nya Enterprise Resource Planning, adalah sistem informasi yang diperuntukkan bagi perusahan manufaktur maupun jasa yang berperan mengintegrasikan dan mengotomasikan proses bisnis yang berhubungan dengan aspek operasi, produksi maupun distribusi di perusahaan bersangkutan

Enterprise Resource Planning merupakan sebuah teknologi sistem informasi yang terintegrasi dan digunakan oleh manufaktur kelas dunia dalam meningkatkan kinerja perusahaan. ERP adalah suatu sistem, baik sebagai suatu sistem perencanaan ,maupun sebagai sistem informasi (Indrajit dan Permono, 2005).

 Contoh penerapan ERP

Contoh kasusnya adalah salah satu produsen makanan cepat saji, PT Belfoods, Bogor, Jawa Barat. Belfoods merupakan salah satu anak perusahaan dari Group Cipta Kreasi Widya Usaha (CKWU) dan mereka menerapkan ERP pada Belfoods dengan tujuan untuk membangun sistem informasi yang terintegrasi dengan semua anak perusahaannya.
Belfoods, sebelum menerapkan ERP, membutuhkan waktu yang lama untuk mempersiapkan suatu laporan yang dibutuhkan oleh eksekutif perusahaan. Pada akhirnya data ini menjadi informasi terlambat sehingga eksekutif terlambat dalam melakukan pengambilan keputusan.

Setelah memilih beberapa vendor dan memikirkan keuntungan kerugian dari masing-masing vendor, Belfoods akhirnya memilih IBM yang bekerja sama dengan SAP untuk penerapan ERP pada perusahaannya.

Masalah yang dihadapi oleh Belfoods dalam proses implementasi ini antara lain yaitu kendala lokasi pabrik yang sering mendapatkan pemadaman bergilir, sehingga perusahaan harus menyediakan banyak UPS untuk menjaga kestabilan sistem.

Masalah lainya yaitu, perubahan yang dihadapi karyawan juga menjadi salah satu masalah yang harus dihadapi. Dalam awal implementasi, Belfoods masih menjalankan dua sistem, yaitu sistem lama dan ERP. Tetapi lambat laun, sistem lama ditinggalkan dan murni menjalankan ERP saja. Salah satu benefit yang dirasakan oleh perusahaan adalah proses pembelian yang semakin terkendali.

Masalah utama yang banyak dihadapi oleh perusahaan dalam pemilihan ERP adalah mengenai biaya dari ERP itu sendiri. Harga ERP yang relative mahal menjadi pertimbangan utama dalam pemilihan paket ERP yang akan digunakan. Mekipun ada ERP yang open source, namun dalam kenyataannya relative sulit untuk diimplementasikan.
Paket ERP yang banyak digunakan di Indonesia adalah Oracle Finance dan SAP R/3. Dimana masing-masing paket memiliki kekurangan dan kelebihan. SAP R/3 dikenal dengan kelengkapan modul dan integrasinya yang baik. Selain itu, SAP R/3 juga memiliki kontrol akses yang baik. Sebaliknya, SAP R/3 relatif lebih mahal dibandingkan Oracle Finance dan implemantasinya relative lebih rumit. SAP R/3 lebih banyak digunakan di Indonesia, sehingga pelatihan dan pakar di bidang ini cukup mudah ditemukan9. Dalam kenyataannya, beberapa perusahaan menggunakan gabungan dari keduanya untuk menjalankan proses bisnis perusahaan. Selain dua paket ERP diatas, Microsoft Axapta juga cukup banyak digunakan, karena selisih harga yang cukup banyak dari SAP R/3 maupun Oracle.
Beberapa kasus implementasi ERP yang ditemui di Indonesia, meskipun perusahaan telah berhati-hati pada saat menentukan vendor yang akan dipilih, pelaksanaan implementasi ERP masih  menemui banyak kendala.

Kendala tersebut terutama dikarenakan ketidaksesuaian modul ERP dengan bisnis proses perusahaan. Terutama di setiap perusahaan Indonesia yang memiliki kebutuhan sistem yang relative rumit dan sangat unik. Misalnya kebutuhan perusahaan akan pencatatan transaksi dengan valas, perhitungan pajak jual beli, promo penjualan yang beraneka ragam dan lain sebagainya.

Kebutuhan akan customize pada paket ERP yang tidak benar-benar dikuasai oleh vendor, menyebabkan hasil implementasi tidak sesuai dengan kebutuhan perusahaan, baik karyawan maupun top management. Oleh karena itu, dalam tahap perubahan sistem perusahaan ke ERP, sebaiknya perusahaan mencari pendapat dari pihak ketiga, misalnya praktisi atau konsultan IT yang bersifat independen, untuk menghindari conflict of interest antara vendor dan perusahaan.

Masalah lainnya yang sering terjadi adalah kebiasaan orang Indonesia yang malas mendokumentasikan apa saja yang sudah dilakukan. Hal ini menyebabkan melekatnya informasi pada beberapa orang saja, dan ketika orang itu pergi, informasi penting pergi bersama dia. Demikian juga dengan kontrak, sebaiknya kontrak dengan vendor dibuat sedetail mungkin, untuk menghindari masalah di kemudian hari. Hal-hal yang harus dipersiapkan untuk perubahan sistem ke ERP juga harus dibahas, misalnya bagaimana dengan pemindahaan data dari sistem lama ke ERP, pengaturan data dari berbagai DBMS yang sebelumnya digunakan, waktu pelaksanaan, penalty jika terjadi keterlambatan, baik dari perusahaan dan vendor, dan lain sebagainya.

Vendor yang menyediakan paket ERP di Indonesia antara lain adalah IFS, PT Krakatau Information Technology, PT Abas Information System, PT Aksesa Sistimindo Pratama, PT Mincom Indoservices, Global Business Solution, dan lain sebagainya. Sedangkan perusahaan yang telah mengimplementasikan ERP antara lain adalah Olympic Group, PP London Sumatra, Tbk, Jakarta International Container Terminal, Petrokimia Gresik, SOHO Group, PT PAL, PT Pupuk Sriwidjaya, Bukit Muria Jaya, Sumi Rubber Indonesia, dan perusahaan lainnya.

Pada akhirnya, tidak semua perusahaan membutuhkan ERP pada pelaksanaan proses bisnisnya. Perusahaan bisa membeli paket ERP secara lengkap, per modul atau membangun sistemnya sendiri, sesuai dengan kebutuhannya, tergantung pada skala kompleksitas bisnis perusahaan, disesuaikan dengan dana yang tersedia, personel yang siap menghadapi perubahan yang akan terjadi dengan adanya sistem baru, dan yang paling penting, dukungan dari semua pihak dalam perusahaan.

B.     Business Intelligence

                       Definisi business intelligence

Business intelligence, biasa disebut BI adalah teknologi yang menggunakan komputer yang berguna untuk mencari, menggali, dan menganalisis informasi dari data bisnis misalnya hasil penjualan suatu produk atau pendapatan/pengeluaran salah satu anak perusahaan.

Hasil keluaran dari teknologi BI dapat berupa tampilan lampau dari operasi bisnis, juga tampilan operasi bisnis saat ini, atau juga prediksi untuk operasi bisnis di masa depan. Fungsi umum yang biasa terdapat pada BI adalah reporting, online analytical processing, analytics, data mining, business performance management, benchmarking, text mining, dan predictive analytics.

 Contoh Penerapan business intelligence

Bank Mandiri terus berkomitmen meningkatkan layanan kepada nasabah melalui penguatan infrastruktur teknologi informasi (TI), sehingga dapat mendorong tingkat kepuasan nasabah dalam bertransaksi di Bank Mandiri.

Bank Mandiri dalam pengembangan infrastruktur TI tersebut juga akan mendukung pengembangan bisnis Bank Mandiri pada 2010, antara lain bisnis retailpayment untuk meningkatkan penghimpunan dana murah, pengembangan high yieldbusiness, peningkatan jasa pelayanan nasabah korporasi dengan memperluas jasa layanan, membangun sinergi antar unit bisnis termasuk kantor wilayah dan unit pendukung secara menyeluruh, serta optimalisasi sinergi dengan anak perusahaan.

Sementara itu, Aliansi Unit Bisnis akan difasilitasi dengan sistem Customer Relationship Management yang terintegrasi dan dilengkapi Business Intelligence untuk meningkatkan pelayanan sesuai dengan kebutuhan nasabah. Bank Mandiri juga mengembangkan piranti Integrated Regulatory Reporting System dan Enterprise Risk Management untuk memastikan tata kelola perusahaan dijalankan dengan baik.

Bank Mandiri adalah salah satu bank terkemuka di Indonesia yang memberikan pelayanan kepada nasabah yang meliputi segmen usaha Corporate, Commercial, Micro & Retail, Consumer Finance dan Treasury & International Banking. Bank Mandiri pada saat ini memiliki anak-anak perusahaan untuk mendukung bisnis utamanya yaitu: Mandiri Sekuritas (jasa dan layanan pasar modal), Bank Syariah Mandiri (perbankan syariah), AXA-Mandiri Financial Services (asuransi jiwa), Bank Sinar Harapan Bali (UMKM) serta Mandiri Tunas Finance (jasa pembiayaan),

Per 30 September 2009, kredit tumbuh 15,7% (Year on Year) atau sebesar Rp 25,5 triliun, yaitu dari Rp 162,8 triliun menjadi Rp 188,3 triliun. Jumlah dana murah meningkat 17,6% atau sebesar Rp 25,4 triliun, yaitu dari Rp 143,8 triliun menjadi Rp 169,1 triliun. Net Interest Margin (NIM) mengalami penurunan dari 5,46% menjadi 5,21%. Cost Efficiency Ratio (CER) membaik dari 43,0% menjadi sebesar 39,0%. Rasio Net NPL terjaga di level 0,85%. Laba bersih mencapai Rp 4,62 triliun, atau tumbuh 16,8% dari pencapaian periode yang sama tahun 2008 yang tercatat sebesar Rp 3,95 triliun.

Komponen Dasar BI

Pada dasar nya BI mencakup gathering, storing, analyzing dan providing access to data. Dan penggunaan Business Intelligence tidak dipungkiri memiliki keamanan yang kurang dan timbul masalah di berbagai perusahaan lain , contohnya :

a. Manager Promosi ingin menganalisis pengaruh tiap jenis media iklan di koran, majalah, dan TV terhadap penjualan produk.

b. Manager HRD dapat menganalisis pengaruh kenaikan gaji terhadap peningkatan produktivitas pekerja di lantai pabrik.

c. Manajer Penjualan ingin mengetahui pengaruh musim dan kepadatan penduduk terhadap penjualan es krim di tiap daerah

DAMPAK POSITIF(KENUNTUNGAN) /VALUE BAGI PT MANDIRI PERSERO Tbk

Dalam penerapannya pun memiliki banyak keuntungan yang sangat banyak bagi pt perbankan khususnya dikarenakan penggunaan nya dan penerapannya menguntungkan nasabah bagi kenyamanan bertransaksi dan mendapatkan feedback dari nasabah kepada Bank Mandiri untuk semakin banyak menabung dan memberikan kenyamanan bagi setiap nasabahnya .

VALUE yang diperoleh  antara lain :

·      Konsolidasi informasi Dengan BI dijalankan di dalam perusahaan, data akan diolah dalam satu platform dan disebarkan dalam bentuk informasi yang berguna (meaningful) ke seluruh organisasi. Dengan ketiadaan information assymmetry, kolaborasi dan konsolidasi di dalam perusahaan dapat diperkuat. Dengan konsolidasi, maka dapat dimungkinkan pembuatan cross-functional dan corporate-wide reports. Meskipun harus diakui, benefit ini juga mampu disediakan oleh software ERP.

·      In-depth reporting Software Business Process Management (BPM) memang mampu memberikan report dan analisis, namun cukup sederhana dan hanya bertolak pada kondisi intern. Sedangkan BI mampu menyediakan informasi untuk isu-isu bisnis yang lebih besar pada level strategis.

·      Customized Graphic User Interface (GUI) Beberapa ERP memang berusaha membuat tampilan GUI yang user friendly, namun BI melangkah lebih jauh dengan menyediakan fasilitas kustomisasi GUI. Sehingga tampilan GUI jauh dari kesan teknis dan memberikan view of business sesuai dengan keinginan masing-masing user.

·      Sedikit masalah teknis karena sifatnya yang user friendly meminimasi kemungkinan operating error dari user, dan BI hanya merupakan softwarepada layer teratas (information processing) dan bukan business process management.

·      Biaya pengadaan rendah karena BI hanya software yang bekerja pada layerteratas dari pengolahan informasi, harga software-nya tidak semahal ERP. Biaya pengadaannya pun menjadi lebih murah dibandingkan ERP. Apalagi saat ini banyak ditunjang juga oleh produk BI yang open source.

·      Databank BI yang fleksibel membuka kemungkinan untuk berkolaborasi dengan ERP sebagai pemasok databank yang akan diolah menjadi reports dan scorecard, namun BI juga dapat bekerja dari databank yang dibuat terpisah. BI pun menjadi terbuka untuk digunakan oleh analis profesional dan peneliti, yang data olahannya bersifat sekunder.

·      Kecepatan (responsiveness) merupakan sifat BI lain yang tidak dimiliki oleh ERP. Misalnya pada penghitungan service level sebagai salah satu Key Performance Indicator (KPI). Fungsi BI akan memberikan peringatan kepada user sebelum batas bawah dalam service level (lower limit) terlampaui. Akibatnya masalah bisa ditangani sebelum benar-benar muncul ke permukaan. Salah satu contoh pada responsiveness adalah industri kesehatan, penggunaan BI berjasa mencegah penyebaran suatu penyakit/wabah secara luas (outbreak). Nama-nama vendor BI memang masih asing di Indonesia.

Sumber : https://anisahsh.wordpress.com/2015/08/22/penjelasan-erp-enterprise-resource-planning/

https://ruangchupa.wordpress.com/2010/10/24/apa-itu-business-intelligence/

http://imandograndagi.blog.binusian.org/2014/04/14/penerapan-erp-di-pt-belfoods-bogor/